О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


15-16 сентября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Петриченко Вадим

МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

 

Шаг3: Работа в команде

В предыдущих статьях мы уже рассмотрели, как записывать в электронный еженедельник текущие и перспективные дела, перемещать их, изменять содержимое (план и протокол реализации), читать и распечатывать, удалять, наконец. То есть делать все, что нам нужно в процессе планирования личного времени. Возникает естественный вопрос: а подчиненные это все тоже делают? Если нет - вы теперь вполне можете не только убедительно объяснить им, насколько много они теряют, но и выступить в роли преподавателя информационных технологий: показать, насколько это просто, удобно и эффективно. Их эффективность - это ваша забота, не так ли?

К сожалению, справедливо и обратное утверждение: если вы эти операции не освоили, то ваши подчиненные знают, что вы не умеете делать элементарные вещи. Надеюсь, таких среди нас немного. Им, кстати, ничто не мешает вернуться к предыдущим статьям, попробовать еще раз и понять: в каком же месте не хватило решимости покончить с этим неприятным делом? А теперь мы возьмемся за налаживание связей в группе, где все рабочие места поддержаны MS Outlook.

Честно говоря, на 90% эта задача уже решена (или не решена). Ведь главная задача руководителя - показать все "на личном примере", как говорили раньше, или "проявить лидерские качества", как говорят теперь. Даже если материал этой статьи мы не реализуем - это не так важно по сравнению с тем, что все сотрудники подразделения имеют личные наборы MS Outlook, держат в них свои планы, а своему шефу показывают их в распечатках. Но это, согласитесь, как-то неэлегантно, нет завершенности. Тем более, что сделать осталось совсем немного.

Прежде всего, стандартное название рабочего набора MS Outlook "Личные папки" поменять на "Фамилия владельца". Открывая в сети чей-то рабочий набор, вы всегда будете знать - чей он. Делается это так: Управление файлами (эта команда - в меню или под списком папок) - Параметры. Получив на экран соответствующую форму меняем имя для нашего набора личных папок.

Далее, в ту папку, где этот набор (файл) находится, нужно пометить два небольших файла Отчет. bat (с PersName) и Отчет1. bat (с PersName1) такого вот содержания:

copy outlook.pst \\<CompName>\Outlook\<BossName>\<PersName>.pst pause

Заключенные в уголки условные коды имеют очевидный, если не для вас, то для вашего хакера смысл:

CompName - имя компьютера, который будет выполнять роль общей информационной зоны.

Outlook - имя папки, в которой будут сосредоточены все рабочие наборы персонала.

BossName - имя топ-менеджера, каждому из которых подчинены (и будут посылать отчеты) 7-12 человек.

PersName - имя владельца отчета. Почему "отчета" - это же рабочий набор, а не отчет. Он в этот момент, то есть в момент отправки по сети копии для босса, превращается в отчет. Таким образом, трудоемкость составления полнейшего отчета - не более 5 секунд. Впечатляет? Другой вопрос, что вести свой рабочий набор следует так, чтобы было понятно не только автору. Это, конечно, не касается тех мероприятий, смысл которых должен быть понятен только автору. Смею вас уверить, доступ к личной информации вы сумеете ограничить без проблем.

Отчет1 понадобится в тот момент, когда подчиненный будет отправлять отчет, а босс в это время как раз смотрит предыдущий, тот, что был отправлен ранее. Ведь он находится в том же самом файле, мы все время его переписываем, обеспечивая актуальность информации. Так, если наш набор-копия занят, то система сообщит о том, что копирование не состоялось. И тогда мы сделаем Отчет1.

Но позвольте, как же этот босс откроет рабочий набор своего подчиненного?

Очень просто - как и в любой другой программе - командой Файл - Открыть файл данных:


 

 

В процессе открытия не придется бродить по сети: нужная папка уже есть на панели адресов рядом с другими популярными в сети предприятия местами.

 

 

Вот, в данный момент, например, босс В.Петриченко открыл наборы Панова и Николаева.

Посмотрев, как там обстоят дела, он, конечно же, захочет сделать пометки - в своем наборе или в наборах подчиненных. В последнем случае нужно будет договориться о том, что они будут открывать свои собственные копии рабочих наборов данных, чтобы оттуда брать ценные указания шефа. Иначе они просто в очередной раз сделают отчет и затрут те изменения, которые были сделаны там начальником.

Не вдаваясь в долгие рассуждения, скажем, что такой способ общения существенно уступает электронной почте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано следующее продолжение статьи с описанием шагов по освоению программы MS Outlook.

 

© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Читайте также:

 

Петриченко Вадим MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг1: Берем текучку под контроль.
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг2: Перспективное планирование.
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация