Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

Второй шаг намного труднее первого. Не потому, что MS Outlook предложит нам что-то сложное, трудно воспринимаемое. Сама по себе задача перспективного планирования, если сравнивать ее с задачей фиксации "текучки", намного сложнее. Объективно. Но и отдача выше - существенно выше. Ведь мы от организованной обороны переходим теперь в наступление. Хорошо известно: горящие срочные дела становятся такими не сразу, а постепенно. И если наладить профилактику, т.е. планомерное и заблаговременное решение важных вопросов - они никогда не перерастут в важные, да к тому же и срочные. Это, естественно, чистой воды абстракция, в жизни так не будет никогда. То есть до конца и полностью, но местами и частично - почему нет? Нам это по силам - с MS Outlook.

Режим "Задачи". Да, в MS Outlook все, что связано с перспективными делами, оформляется именно задачами. На первый взгляд "задачи" не очень отличаются от известных нам "встреч" - почувствовать разницу лучше практически. Где место для ввода задач мы сказали в самом начале - в правой части основного экрана. Я даже не сомневаюсь, что вы уже ввели пару-тройку задач на первой неделе. Но вид этой панели у вас не такой, как на картинках в нашем курсе - она не настроена нужным образом и сейчас настало время ликвидировать этот пробел.

Для настройки маленькой панели задач в режиме "Календарь" мы должны кликнуть правой кнопкой мыши на названии любого поля и войти в режим "Изменить текущее представление". Вот так:

Входя по кнопкам Поля, Группировка, Сортировка мы установим там соответствующие значения (как на рисунке), а вот в Отборе - тут посложнее, хотя тоже - только для начинающих, а мы с вами уже из другой категории пользователей.

На закладке "Дополнительно" мы устанавливаем два правила отбора: "срок отсутствует" и "срок не позднее сегодня" - это делается последовательными нажатиями на соответствующие кнопки. Сначала выбираем поле, потом условие, потом добавляем условие в список. Это, между прочим, квинтэссенция работы программиста - масса скучных деталей, ни одну из которых нельзя пропустить.

Кстати, когда мы говорили о категориях для встреч, это было не так очевидно, но для задач - ведь это разделы должностной инструкции, правда? А если там нет разделов - то разделы годового плана работы. А если нет плана - тогда надо что-то написать: или должностную, или план. А разделы взять из категорий, которые сложатся в MS Outlook.

Теперь давайте введем задачу: сначала текст ее названия (или "Тема") и нажимаем клавишу "Ввод" - задача появится в списке "Без категорий".

Теперь можно мышью переместить задачу в нужную категорию - это если в категории есть задачи. А первый раз нужно открыть задачу и задать ее категорию - новую - точно так же, как во встрече.

Настал самый важный вопрос: каким бы мы хотели видеть срок для этой задачи? А что это за срок? Это срок - в соответствие с выполненной нами только что настройкой - когда задача "всплывет" в вашем "Календаре" рядом с запланированными уже встречами. Регулярными и разовыми. Намекая таким образом, что хорошо бы и для нее найти время. Но скромно так, ненавязчиво: не конкретно - в 15.00, а в течение дня, по возможности.

Можно совершенно точно сказать, что больше 5-7 задач в день вы не продвинете. Просто нереально это. Значит, утром, в час планирования - у нас есть такой? - мы должны оставить на виду только те задачи, которым уделим время. А тем, которым это не светит - отодвинуть срок. Кликнуть на этом поле задачи и в открывшемся микро-календаре выбрать соответствующую дату - больше мы ее сегодня не увидим. Впрочем, как и завтра - если только мы не сдвинули срок именно на завтра.

Кстати, для задач тоже есть возможность установить в Автоформате некие правила выбора цвета. Правда, это будет не цвет подложки, фона, а цвет (и начертание) самого шрифта. Например, задача, полученная от босса в качестве поручения - "+++". Точно так же, как и встреча. И цвет, по-видимому, красный, но не яркий, а темный, чтобы не очень выделялось. Далее - по мере осознания необходимости в применении цвета для тех или иных случаев. Кроме абсолютно понятного и общего для всех рабочих мест "поручения босса", все остальное - на усмотрение хозяина данного рабочего места. Или его начальника.

А что у нас в папке "Задачи"? Да то же самое, что и в маленькой панели, только с большим количеством различных представлений, к которому стоит добавить еще одно: "План-контроль". Это то же самое "По категориям", но с отбором важности "Высокая". Для задач, находящиеся на контроле. Не поручений ("+++"), а "находящихся на контроле". Да, зачастую это совпадает, но не всегда - это две принципиально различных характеристики. А общий вид у этого представления такой:

"Сдвинутые задачи" обычно сдвигаются на понедельник - "День недельного планирования". Конечно, эта процедура тоже может быть в свою очередь сдвинута, на временной или постоянной основе, но принять решение следует: когда мы будем заниматься недельным планированием? Решили - запишем повторяющуюся встречу. Но можно применить и "распределенную процедуру", т.е. когда выпала минутка свободная - почитали, что там в задаче, посмотрели пару документов… Кстати, о документах, ведь с каждой задачей связаны лежащие в информационной базе компьютера документы. А давайте их привяжем к тексту. Да, виртуальными шнурочками или скрепками:

Но это не задача - это встреча. Никакой разницы в смысле работы с содержимым, но вообще-то, если передвинуть встречу (задачу) на поле задач (встреч), то MS Outlook предложит оформить этот объект в новом качестве. Особенно эффективно это действует с почтой, когда мы письма, задачи, встречи одним движением превращаем в новый вид информационных объектов - более подходящих для наших изменившихся целей.

Ну, а когда же мы воспользуемся значком "Выполнено" (на наших рисунках его нет, а в настройках по умолчанию он присутствует)? Никогда. Если задача выполнена, что с ними бывает далеко не так часто, как со встречами, то она перемещается в архив: особый рабочий набор MS Outlook, в котором хранятся отработанные задачи. Держать их перед глазами больше не нужно, но в них есть ценная информация - протокол реализации. Возможно, пригодится. Конечно - в архив.

А будут ли у нас стратегические и тактические задачи? Если нужно - можно учесть это обстоятельство в названии категории, например, используя там знаки = C = и =Т=. Или при помощи флажков разного цвета: синие стратегия, зеленые тактика. Ну, можно, если честно, даже ввести поле пользователя и выделять там два соответствующих значения. Нужно ли это - давайте подумаем.

План реализации задачи - очень смутный, первичный - рождается в виде структурированного текста: знаки маркера и отступы. Там же при помощи цвета можно выделять какие-то блоки текста и т.п. Когда план обретет окончательные - конкретные и масштабные очертания - его место будет в MS Project. А в задаче останется ссылка на этот большой, настоящий график выполнения проекта. В какой момент стратегическая задумка, эскиз может быть объявлена стратегической задачей? Какая часть стратегической задачи - тактический план или тактический уровень? Решить это непросто, а значит и оформить в рабочем наборе непонятно как… Но есть простой способ решения этого вопроса: отложить его на некоторое время - время, оно покажет.

Понятно, что все это очень и очень непросто. Да и вообще - никогда не может быть сделано как-то окончательно, завершенно. То есть шаг № 2 претендует на то, чтобы стать образом вашей жизни в смысле перспективного планирования. Да, так оно и есть. Но с точки зрения нашего курса это неприемлемо - когда то же нужно заканчивать. Поэтому поступим просто: не больше недели. Что успеем сделать, то и хорошо, а потом, когда уже закончим курс, конечно, вернемся к этому снова и будем улучшать, улучшать…

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано следующее продолжение статьи с описанием шагов по освоению программы MS Outlook.

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90

Петриченко Вадим

МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

Шаг2: Перспективное планирование