О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 мая 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Петриченко Вадим

МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

Шаг2: Перспективное планирование

Второй шаг намного труднее первого. Не потому, что MS Outlook предложит нам что-то сложное, трудно воспринимаемое. Сама по себе задача перспективного планирования, если сравнивать ее с задачей фиксации "текучки", намного сложнее. Объективно. Но и отдача выше - существенно выше. Ведь мы от организованной обороны переходим теперь в наступление. Хорошо известно: горящие срочные дела становятся такими не сразу, а постепенно. И если наладить профилактику, т.е. планомерное и заблаговременное решение важных вопросов - они никогда не перерастут в важные, да к тому же и срочные. Это, естественно, чистой воды абстракция, в жизни так не будет никогда. То есть до конца и полностью, но местами и частично - почему нет? Нам это по силам - с MS Outlook.

Режим "Задачи". Да, в MS Outlook все, что связано с перспективными делами, оформляется именно задачами. На первый взгляд "задачи" не очень отличаются от известных нам "встреч" - почувствовать разницу лучше практически. Где место для ввода задач мы сказали в самом начале - в правой части основного экрана. Я даже не сомневаюсь, что вы уже ввели пару-тройку задач на первой неделе. Но вид этой панели у вас не такой, как на картинках в нашем курсе - она не настроена нужным образом и сейчас настало время ликвидировать этот пробел.

Для настройки маленькой панели задач в режиме "Календарь" мы должны кликнуть правой кнопкой мыши на названии любого поля и войти в режим "Изменить текущее представление". Вот так:

Входя по кнопкам Поля, Группировка, Сортировка мы установим там соответствующие значения (как на рисунке), а вот в Отборе - тут посложнее, хотя тоже - только для начинающих, а мы с вами уже из другой категории пользователей.

На закладке "Дополнительно" мы устанавливаем два правила отбора: "срок отсутствует" и "срок не позднее сегодня" - это делается последовательными нажатиями на соответствующие кнопки. Сначала выбираем поле, потом условие, потом добавляем условие в список. Это, между прочим, квинтэссенция работы программиста - масса скучных деталей, ни одну из которых нельзя пропустить.

Кстати, когда мы говорили о категориях для встреч, это было не так очевидно, но для задач - ведь это разделы должностной инструкции, правда? А если там нет разделов - то разделы годового плана работы. А если нет плана - тогда надо что-то написать: или должностную, или план. А разделы взять из категорий, которые сложатся в MS Outlook.

Теперь давайте введем задачу: сначала текст ее названия (или "Тема") и нажимаем клавишу "Ввод" - задача появится в списке "Без категорий".

Теперь можно мышью переместить задачу в нужную категорию - это если в категории есть задачи. А первый раз нужно открыть задачу и задать ее категорию - новую - точно так же, как во встрече.

Настал самый важный вопрос: каким бы мы хотели видеть срок для этой задачи? А что это за срок? Это срок - в соответствие с выполненной нами только что настройкой - когда задача "всплывет" в вашем "Календаре" рядом с запланированными уже встречами. Регулярными и разовыми. Намекая таким образом, что хорошо бы и для нее найти время. Но скромно так, ненавязчиво: не конкретно - в 15.00, а в течение дня, по возможности.

Можно совершенно точно сказать, что больше 5-7 задач в день вы не продвинете. Просто нереально это. Значит, утром, в час планирования - у нас есть такой? - мы должны оставить на виду только те задачи, которым уделим время. А тем, которым это не светит - отодвинуть срок. Кликнуть на этом поле задачи и в открывшемся микро-календаре выбрать соответствующую дату - больше мы ее сегодня не увидим. Впрочем, как и завтра - если только мы не сдвинули срок именно на завтра.

Кстати, для задач тоже есть возможность установить в Автоформате некие правила выбора цвета. Правда, это будет не цвет подложки, фона, а цвет (и начертание) самого шрифта. Например, задача, полученная от босса в качестве поручения - "+++". Точно так же, как и встреча. И цвет, по-видимому, красный, но не яркий, а темный, чтобы не очень выделялось. Далее - по мере осознания необходимости в применении цвета для тех или иных случаев. Кроме абсолютно понятного и общего для всех рабочих мест "поручения босса", все остальное - на усмотрение хозяина данного рабочего места. Или его начальника.

А что у нас в папке "Задачи"? Да то же самое, что и в маленькой панели, только с большим количеством различных представлений, к которому стоит добавить еще одно: "План-контроль". Это то же самое "По категориям", но с отбором важности "Высокая". Для задач, находящиеся на контроле. Не поручений ("+++"), а "находящихся на контроле". Да, зачастую это совпадает, но не всегда - это две принципиально различных характеристики. А общий вид у этого представления такой:

"Сдвинутые задачи" обычно сдвигаются на понедельник - "День недельного планирования". Конечно, эта процедура тоже может быть в свою очередь сдвинута, на временной или постоянной основе, но принять решение следует: когда мы будем заниматься недельным планированием? Решили - запишем повторяющуюся встречу. Но можно применить и "распределенную процедуру", т.е. когда выпала минутка свободная - почитали, что там в задаче, посмотрели пару документов… Кстати, о документах, ведь с каждой задачей связаны лежащие в информационной базе компьютера документы. А давайте их привяжем к тексту. Да, виртуальными шнурочками или скрепками:

Но это не задача - это встреча. Никакой разницы в смысле работы с содержимым, но вообще-то, если передвинуть встречу (задачу) на поле задач (встреч), то MS Outlook предложит оформить этот объект в новом качестве. Особенно эффективно это действует с почтой, когда мы письма, задачи, встречи одним движением превращаем в новый вид информационных объектов - более подходящих для наших изменившихся целей.

Ну, а когда же мы воспользуемся значком "Выполнено" (на наших рисунках его нет, а в настройках по умолчанию он присутствует)? Никогда. Если задача выполнена, что с ними бывает далеко не так часто, как со встречами, то она перемещается в архив: особый рабочий набор MS Outlook, в котором хранятся отработанные задачи. Держать их перед глазами больше не нужно, но в них есть ценная информация - протокол реализации. Возможно, пригодится. Конечно - в архив.

А будут ли у нас стратегические и тактические задачи? Если нужно - можно учесть это обстоятельство в названии категории, например, используя там знаки = C = и =Т=. Или при помощи флажков разного цвета: синие стратегия, зеленые тактика. Ну, можно, если честно, даже ввести поле пользователя и выделять там два соответствующих значения. Нужно ли это - давайте подумаем.

План реализации задачи - очень смутный, первичный - рождается в виде структурированного текста: знаки маркера и отступы. Там же при помощи цвета можно выделять какие-то блоки текста и т.п. Когда план обретет окончательные - конкретные и масштабные очертания - его место будет в MS Project. А в задаче останется ссылка на этот большой, настоящий график выполнения проекта. В какой момент стратегическая задумка, эскиз может быть объявлена стратегической задачей? Какая часть стратегической задачи - тактический план или тактический уровень? Решить это непросто, а значит и оформить в рабочем наборе непонятно как… Но есть простой способ решения этого вопроса: отложить его на некоторое время - время, оно покажет.

Понятно, что все это очень и очень непросто. Да и вообще - никогда не может быть сделано как-то окончательно, завершенно. То есть шаг № 2 претендует на то, чтобы стать образом вашей жизни в смысле перспективного планирования. Да, так оно и есть. Но с точки зрения нашего курса это неприемлемо - когда то же нужно заканчивать. Поэтому поступим просто: не больше недели. Что успеем сделать, то и хорошо, а потом, когда уже закончим курс, конечно, вернемся к этому снова и будем улучшать, улучшать…

 

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано следующее продолжение статьи с описанием шагов по освоению программы MS Outlook.

 

 

© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Читайте также:

 

Петриченко Вадим MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг1: Берем текучку под контроль.
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook
Алексей Федоров Моя система тайм-менеджмента в Excel

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация