О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

15-16 сентября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Календарь семинаров на I полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Петриченко Вадим

МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

Шаг1: Берем текучку под контроль.

 

Занесение одного мероприятия в MS Outlооk уже можно считать контролем над текучкой. Ведь все остальное - дело техники и наращивания количества. Это никогда не вызывало ни у кого никаких проблем. Кроме того, что это работа с клавиатурой и поначалу, на первой неделе, немного утомляет, если нет практики. Хотя, конечно, MS Outlook предоставит для такой работы ряд удобств:

Если совещание регулярное, проходит в один и тот же день, в одно и то же время - это повторяющаяся встреча, которая создается один раз, а затем для нее объявляется режим повторения:

Кстати, не запланировать ли нам ежедневный "час планирования". Пусть это будет не час, а 30 минут, и пусть даже первое время нам не удастся его использовать так, как хотелось бы, но… Тут такая вот проблема: если вы сами себе запишете этот час планирования в план, то MS Outlook ни за какие коврижки не слезет с вас до тех пор, пока вы это планирование не отработаете. Конечно, есть возможность просто убить этот час планирования - вот и все. Но завтра он опять встанет перед вами… Тут не выйдет перевернуть листок - и забыть.

 

 

 

 

 














Еще одно отличие от бумажной технологии: категории. Те, что заданы по умолчанию, рекомендуется выбросить и сформировать свой список заново. Представления Майкрософт о том, что такое категории вашей работы, скорее всего не вполне адекватны. Так, чем тратить свое время на обдумывание того, что предлагается разработчиками, не лучше ли сформировать этот список самостоятельно. Не сразу - по мере того, как будут проясняться нужные слова, а это обязательно произойдет, когда число запланированных встреч - разовых и регулярных - перевалит за десяток-другой. Категории позволяют увидеть свое расписание в новом свете:

 

 

Еще о цвете для запланированных дел - его можно организовать в автоматическом режиме. Выдав команду Текущее представление - Изменить - Автоформат увидим такой вот экран:

Если нужно добавить новое правило, то для него определяются три характеристики: имя этого правила, цвет, который мы выбираем и условие. На этом экране, например, лиловый цвет (номер 7) выбран для встреч категории "Повышение квалификации". Другой популярный вариант задания условия: определенный текст, например три креста "+++" для срочных или три таких вот значка "№№№" для отчетов. Использовать значки из английского алфавита не стоит, так как придется переключать регистр в процессе набора текста.

Но это все второстепенные детали - облагораживающие экран, делающие его более эргономичным, но, все-таки не критичные. Критичным является модификация "правила чистого стола" для MS Outlook. Формулируется она следующим образом: отработал встречу - убей ее, отработал не до конца - перенеси на завтра. Надо сказать, что убийство встречи не приводит к ее безвозвратной кончине - она попадает в корзину и желающие проанализировать отработанный материал могут это сделать. Правда, для того, чтобы не копаться в корзине, можно учредить папку с названием "Отчет" или "Сделано" и бросать отработанный материал именно туда. Это неважно, важно, чтобы в основном поле "Календаря" "за плечами" не оставалось ничего. Почему? Думаю, вы сами ответите на этот вопрос - и с точки зрения психологии, да и с точки зрения практического опыта. Кстати, готовьтесь к тому, что ваши подчиненные - не все, конечно, но некоторые - всеми правдами и неправдами будут избегать такого очищения календаря.

Вот и все, если говорить о первом шаге. В смысле теории. А в смысле практики - как и договаривались: нужно уделить недельку вхождению в этот режим. Всю текучку записывать в MS Outlook: что сделать, когда - и удалять сделанное.

В результате полноценной работы у вас должен за эту неделю проявиться недельный распорядок, т.е. все те регулярные совещания, встречи и другие мероприятия, которые составляют рабочее расписание любого менеджера. Иногда его называют типовым недельным распорядком. Это будет очень большой шаг вперед. И, опять-таки, полученный как побочный результат ежедневного электронного планирования. Подумайте, как можно получить это расписание в ручном режиме? Поручить сформировать секретарю? Заместителю? Самому взять лист ватмана и нанести на него… Конечно, скорее всего, ничего из перечисленного сделано не будет - разве есть время заниматься такой ерундой?

Кстати, не пора ли подумать о том, чтобы информацию, накопленную в MS Outlook, предохранить от порчи, т.е. продумать режим ее резервирования. Вот тут мы приглашаем своего "хакера" и небрежно так ему говорим, что, мол, у нас тут поднакопилась ценная информация - следовало бы ее защитить. Если на фирме эти мероприятия не проводятся в сети (централизовано) или вы не главный босс, то вам будет предложено делать архивирование самостоятельно. Что ж - мы готовы и к такому повороту. Запишем на пятницу в 18.00 встречу "Резервирование информации" с еженедельным повторением и будем архивировать свою информационную базу. За "хакером" - переместить рабочий набор MS Outlook из системной области в вашу персональную папку, ту, что будет архивироваться, защищаться от порчи. Он знает, как это сделать.

 

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано следующее продолжение статьи с описанием шагов по освоению программы MS Outlook.

 

 

© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Читайте также:

 

Петриченко Вадим MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook
Алексей Федоров Моя система тайм-менеджмента в Excel

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация