О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на I полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Петриченко Вадим

Работа с электронной почтой в MS Outlook

Электронная почта - это самостоятельная тема, строго говоря, не напрямую входящая в круг вопросов тайм-менеджмента. Но нам ведь не строгость определений важна, а практическая польза, поэтому несколько слов о работе с почтой в MS Outlook мы скажем.

Электронная почта - это набор папок: входящие, исходящие (подготовленные или не вполне к отправке) и отправленные (бывшие исходящие, физически ушедшие к адресатам). Все эти папки ничем не отличаются от родных уже для нас "Календаря" и "Задач". Есть еще одна папка - "Контакты". Мы о ней ничего не говорили по одной простой причине. Это обычная картотека (или список) всех ваших партнеров, клиентов и личных знакомых с телефонными номерами, адресами Е:Мейл и прочей персональной информацией. Выбор внешнего вида - список или набор карточек - в кнопке "Текущее представление".

Как отправить письмо. По-крайней мере двумя способами: либо сначала создать это письмо, а потом вписать адрес, либо стать в "Контактах" на нужную карточку и начать на кнопку "Письмо контакту".

 

 

Но, конечно, электронными адресами следует запастись. Скорее всего, в этом помогут коллеги или служба ИТ. Прозвучавшее выше "вписать адрес", конечно же, будет на самом деле процессом выбора из записанных ранее адресов. Причем их можно выбирать как по одному, так и целыми списками. Список из работников одной организации создавать не придется, он уже есть в представлении "По организациям". То есть, если в момент создания письма был выделен не один адрес, а группа "Организация ХХХ", то все адреса появятся в нужной строке. Кого-то при этом можно удалить, кого-то добавить. Можно сформировать постоянный список - например, главных специалистов или членов комиссии по качеству. Он получит определенное имя, и трудоемкость отправки писем этим людям существенно уменьшится. Можно формировать временный список: указывать на фамилии при нажатой клавише " Ctrl" - все они попадут в число адресатов.

Сформировав текст письма, вы отправляете его нажатием на соответствующую кнопку панели. На какое-то мгновение письмо видно в "Исходящих", а через пару секунд оно оказывается "Отправленным". Но если так нужно, то можно собрать пачку писем, а потом отправить все вместе.

А как отправить подчиненному задачу или встречу с эскизным планом ее реализации? Наверное, вы уже знаете ответ: мы просто передвигаем эту порцию информации в "Исходящие" - вот и все. MS Outlook задает единственный вопрос: кому? Точно так в ответ вы получите ту же встречу или задачу с комментариями подчиненного. Подумайте, насколько надежнее и понятнее, чем если бы вы обменивались записями в рабочем наборе MS Outlook (отчете), хранящемся в общей информационной зоне.

Но, может быть, и отчет лучше сделать по почте. Теоретически, разницы в том, как доставить эту информацию нет, но есть два обстоятельства: размер этого набора и адресат. Размер приличный, несколько мегабайт как минимум, это если в нем не хранить пару десятков писем с фотографиями, презентациями. Стоит ли нагружать почту таким трафиком? И читатели у отчета будут разные. И коллеги, и непосредственный начальник и начальник начальника. Посылать всем это почтой? Нет, лучше, просто скопировать этот набор в нужное место - быстро, удобно, функционально.

© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Читайте также:

 

Петриченко Вадим MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг1: Берем текучку под контроль.
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг2: Перспективное планирование.
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг3: Работа в команде
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация