О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


21-22 ноября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Петриченко Вадим

Работа с электронной почтой в MS Outlook

Электронная почта - это самостоятельная тема, строго говоря, не напрямую входящая в круг вопросов тайм-менеджмента. Но нам ведь не строгость определений важна, а практическая польза, поэтому несколько слов о работе с почтой в MS Outlook мы скажем.

Электронная почта - это набор папок: входящие, исходящие (подготовленные или не вполне к отправке) и отправленные (бывшие исходящие, физически ушедшие к адресатам). Все эти папки ничем не отличаются от родных уже для нас "Календаря" и "Задач". Есть еще одна папка - "Контакты". Мы о ней ничего не говорили по одной простой причине. Это обычная картотека (или список) всех ваших партнеров, клиентов и личных знакомых с телефонными номерами, адресами Е:Мейл и прочей персональной информацией. Выбор внешнего вида - список или набор карточек - в кнопке "Текущее представление".

Как отправить письмо. По-крайней мере двумя способами: либо сначала создать это письмо, а потом вписать адрес, либо стать в "Контактах" на нужную карточку и начать на кнопку "Письмо контакту".

 

 

Но, конечно, электронными адресами следует запастись. Скорее всего, в этом помогут коллеги или служба ИТ. Прозвучавшее выше "вписать адрес", конечно же, будет на самом деле процессом выбора из записанных ранее адресов. Причем их можно выбирать как по одному, так и целыми списками. Список из работников одной организации создавать не придется, он уже есть в представлении "По организациям". То есть, если в момент создания письма был выделен не один адрес, а группа "Организация ХХХ", то все адреса появятся в нужной строке. Кого-то при этом можно удалить, кого-то добавить. Можно сформировать постоянный список - например, главных специалистов или членов комиссии по качеству. Он получит определенное имя, и трудоемкость отправки писем этим людям существенно уменьшится. Можно формировать временный список: указывать на фамилии при нажатой клавише " Ctrl" - все они попадут в число адресатов.

Сформировав текст письма, вы отправляете его нажатием на соответствующую кнопку панели. На какое-то мгновение письмо видно в "Исходящих", а через пару секунд оно оказывается "Отправленным". Но если так нужно, то можно собрать пачку писем, а потом отправить все вместе.

А как отправить подчиненному задачу или встречу с эскизным планом ее реализации? Наверное, вы уже знаете ответ: мы просто передвигаем эту порцию информации в "Исходящие" - вот и все. MS Outlook задает единственный вопрос: кому? Точно так в ответ вы получите ту же встречу или задачу с комментариями подчиненного. Подумайте, насколько надежнее и понятнее, чем если бы вы обменивались записями в рабочем наборе MS Outlook (отчете), хранящемся в общей информационной зоне.

Но, может быть, и отчет лучше сделать по почте. Теоретически, разницы в том, как доставить эту информацию нет, но есть два обстоятельства: размер этого набора и адресат. Размер приличный, несколько мегабайт как минимум, это если в нем не хранить пару десятков писем с фотографиями, презентациями. Стоит ли нагружать почту таким трафиком? И читатели у отчета будут разные. И коллеги, и непосредственный начальник и начальник начальника. Посылать всем это почтой? Нет, лучше, просто скопировать этот набор в нужное место - быстро, удобно, функционально.

© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.

Читайте также:

 

Петриченко Вадим MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг1: Берем текучку под контроль.
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг2: Перспективное планирование.
Петриченко Вадим МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу. Шаг3: Работа в команде
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация