Андрей Томилин

В защиту простоты (еще о «толстом Аутлуке»)

Помните притчу-анекдот?

Молодой и старый казах сидят и играют на своих казахских балалайках. Молодой выписывает пируэты, берет сложные аккорды, и т.п. Старый казах сидит и монотонно дергает одну струну на одной ноте. Молодой спрашивает – ты чего? Ты ведь можешь играть самые сложные мелодии, и намного лучше меня!

Старик отвечает – ты еще ищешь, а я уже нашел.

Я еще не слишком состарился, но была у меня похожая история, например, с использованием MS Outlook. Чего только люди не вытворяют с этой программой! Какие-то сортировки, группировки и перегруппировки, подкатегории, категории, коды и шифры.

Должен сказать, что сначала я тоже постоянно предпринимал попытки настроить MS Outlook как-нибудь позаковыристей. Некоторые из этих настроек были очень сложными, с большим количеством разнообразных фильтров для задач, с двойной сортировкой задач по степени важности и по степени срочности и наоборот.
Не так давно я, что называется, «нашел». Я пришел к наиболее удобному для себя способу настройки, которым и хочу с вами поделиться. Этот способ, как водится, оказался и самым простым из всех опробованных (то есть жизнь нам подсказывает – будь проще). У всех нас и так хватает сложностей, поэтому меня потянуло к простоте.

В итоге папка «календарь» теперь у меня выглядит так:

Прокомментирую.

Задачи с правой стороны окна сгруппированы по дням текущей недели и отсортированы по убыванию важности. Но главная фишка, которая очень облегчает работу – это различие шрифта, которым написаны задачи, в зависимости от важности этих задач. Важные – черным шрифтом, обычные – серым, задачи с низкой важностью – бледно-серым (как это настроить, расскажу в конце заметки).

Работаю я со всем этим очень просто. Когда много дел (а это всегда), я делаю только черные задачи. Когда появляется новая задача – я определяю степень ее важности, и она автоматически появляется в списке, приобретая нужный оттенок серого цвета.

Как ни странно, после долгих экспериментов и опытов выяснилось, что мне вполне достаточно использовать только одну классификацию задач – по важности. По срочности – уже лишнее.

С определением степени важности задач проблем не возникает – я это делаю автоматически и без усилий, ведь у меня в голове постоянно сидят собственные цели и приоритеты. Задача, которая работает на достижение этих целей и приводит к практическому результату – она и есть самая важная. Дальше я примерно представляю, сколько у меня сегодня есть времени и сколько важных задач я реально успею сделать. Все остальные задачи, в том числе те, которые накопились за предыдущие дни, недели и месяцы – остаются серыми и нисколько меня не напрягают.

Кстати, чтобы правильно определять важность задачи, можно использовать хороший совет Питера Друкера, который, в версии статьи Глеба Архангельского про принятие решений, «предлагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достигнуть решительного конкурентного преимущества. Таким образом, кандидатами на отсев становятся дела, не создающие качественных скачков в развитии, вносящие лишь незначительные «количественные» улучшения».

Эту цитату я даже настроил так, чтобы она появлялась каждый понедельник в том же Аутлуке (см. левый верхний угол на картинке).

Вот такие дела.

Приложение:

Для тех, кто еще не освоился с MS Outlook, привожу пошаговую инструкцию о том, как настроить календарь в соответствии с вышеизложенным:

В папке «календарь» щелкаем правой кнопкой мыши на серой строке «панель задач».
В выпадающем меню выбираем «изменить текущее представление».
Выбираем «Группировка» – «срок» и «по убыванию», ОК.
Выбираем «Сортировка» – «важность» и «по убыванию», ОК.
Выбираем «Отбор» – вкладка «Задачи» – «Выбрать элементы» – выбираем «со сроком» и «на этой неделе», ОК.
Выбираем «Автоформат» – кнопка «Добавить» – в окне «Название» пишем «Обычная важность» – нажимаем кнопку «Шрифт» – выбираем цвет «Серый», ОК, выбираем кнопку «Условие» – выбираем вкладку «Другие условия» – ставим галочку перед словами «Важность элементов» и выбираем степень важности «обычная», ОК.
Повторяем п.6, только в окне «Название» пишем «Низкая важность», выбираем цвет «Серебристый» и степень важности в конце – «низкая». ОК, ОК, ОК.

© Андрей Томилин, сентябрь 2004 г. Контакт: a_tomilin@hotmail.com. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/ol-simple/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Читайте также:

Самопрезентация автора
Андрей Томилин Зря ругают «толстый аутлук»
Андрей Томилин Привычка побеждать
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90