О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


30 сентября 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

13-14 октября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Глеб Архангельский

Упорядочение методом ограниченного хаоса

См. также статью «Метод ограниченного хаоса»: все то же самое изложено более строго и с большим числом приложений к социальным системам

Изложена простая методика, позволяющая наводить порядок в документах, файлах, вещах минимальными затратами сил и времени. Методика может быть особенно удобной для людей, по психологическому складу не склонных к упорядоченности. Приведенная схема рассуждений достаточно универсальна, чтобы быть применимой в различных областях деятельности.

В этой заметке мы не будем пытаться давать строгие определения порядка и хаоса, а также предлагать какие либо точные алгоритмы и численные оценки. Все нижеследующее – лишь некая общая методологическая схема, работоспособность которой проверена неоднократно. Все рассуждения рассматриваются на простом примере наведения порядка в комнате.

комната с с б п д а п ао д ы о п а р ц  щ м т ц р к б г к с д ц п щ з з п ы т с с б п д а п ак с ц к б г с б п д м ц ы в   а ы б п к б г к с д ц п щ 

Начальные условия

Имеем некое пространство, через которое проходят потоки информации. Пример: комната, в которой валяются сапоги, деревяшки, накладные, платежки, цветочки, книжки, итд итп. Границы комнаты (синяя рамка) – первое, исходное, заданное заранее ограничение на хаос.

Рассматриваем две величины: полезность порядка и полезность хаоса. Они складываются из прибылей и убытков, которые несет каждое из этих состояний. Пример параметров, составляющих эти прибыли и убытки:

1. Затраты времени на поиск нужного объекта. Обычно выше у хаоса, но если привычный хаос заменяют непривычным порядком – то наоборот. 

2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения (скорее выше у хаоса); затраты места на хранение.

3. Эстетические параметры (сугубо индивидуально – кому-то хаос нравится больше).

4. Затраты времени и средств на поддержание порядка (у порядка выше). Под средствами здесь в первую очередь понимаются память и внимание, необходимые для удержания порядка в голове.

... и т.д., и т.п.

Замечание для наукообразия: здесь едва ли удастся построить численные оценки; то, что мы называем «полезностью» – качественная величина, удобная для рассуждений, но не количественная. Хотя, возможно, есть смысл брать субъективные оценки соответствующих параметров по некоторым ординальным шкалам и строить на их основе интегральные критерии. Кстати, кое-что из следующего далее можно было бы более строго сформулировать в терминах теории множеств или теории графов, но едва ли в этом пока есть необходимость.

с с   а п ао  ы о п а р ц  щ м т ц р
стол б п д б д п б п д 
к г к с цк  гс  а а к с  ц щ  щ з з ы т ск с ц к г с м ц ы в  а ы 

Базовая итерация упорядочения

Полезность хаоса сравнивается с предполагаемой полезностью порядка (который наступит при наложении ограничения). Если ожидается повышение полезности от упорядочения, накладывается ограничение на хаос. Способ наложения ограничения выбирается так, чтобы возрастание полезности было максимальным. Например: «все бумаги сваливаются только на стол, все не-бумаги – не на стол (в пространство „комната минус стол“)». Почему именно так? Давайте пробежимся по названным выше параметрам. По ходу дела сформулируем некоторые принципы, руководствуясь которыми можно накладывать ограничения более эффективно.

1. Затраты времени на поиск объекта – уменьшились. Бумаги ищутся только на столе, не-бумаги – только в окружающем пространстве. Отсюда виден принцип наложения ограничений: легкость вычленения соответствующего информационного потока (бумагу легко отличить от не-бумаги).

2. Повреждение объектов из-за неподходящих условий хранения: бумаги, перестав смешиваться с сапогами и вениками, очевидно, сохраняются лучше. Кроме того, облегчается упорядочение: бумаги удобно складываются в стопки, и т.д. Скорее всего, уменьшаются затраты места на хранение. Еще один принцип наложения ограничений: удобство совместного хранения.

3. Эстетические параметры. Когда сапоги могли лежать на столе, а бумаги на полу, было скорее менее эстетично, чем более...

4. Затраты времени и средств на поддержание порядка. Если предположить, что стол в комнате уже был и его не пришлось покупать (если бы не было – выделили бы для бумаг просто угол комнаты), то мы практически ничего не потеряли. За счет применения первого принципа наложения ограничения (подобное хранить с подобным) принятие решения «класть этот объект на стол или не на стол?», «искать этот объект на столе или не на столе?» требует очень небольших затрат внимания и времени. А зона поиска сужается достаточно существенно, что дает экономию времени при поиске. Итак, на первой итерации алгоритма мы выиграли.

Дальнейшее упорядочение

угол с с с с с с с с 
 а п ао  ы о п а р ц  щ м т ц р
 
папка п  п  п 
стол

 д б д  б д 

к г к цк  г а а к ц щ  щ з з ы т к ц к г м ц ы в а ы 

Теперь мы фактически имеем два хаоса, соответствующих начальным условиям: стол и пространство «комната минус стол». Для каждого из них можем рассмотреть полезность хаоса и полезность порядка, и снова провести базовую итерацию упорядочения, если потребуется. Так на столе может появиться папка для платежек (выделено зеленым), а в остальном пространстве комнаты – угол для сапог (красным).

Мы получили несколько хаосов, удовлетворяющих начальным условиям: один первого уровня (комната минус стол минус угол), два второго уровня (стол минус папка, угол) и один третьего уровня (папка). К любому из них можно применять начальные условия и проводить базовую итерацию упорядочения – до тех пор, пока дальнейшее упорядочение не перестанет обещать роста полезности.

Таким образом, мы ввинчиваем в хаос воронку упорядочения ровно в тех местах, и ровно на ту глубину, которая необходима. Получается некий фрактал – последовательность вложенных хаосов, или вложенных ограничений на хаос. Пожалуй, именно эту последовательность и уместно назвать порядком. Действительно, если бы мы с самого начала разложили все параллельно и перпендикулярно по аккуратным полочкам, далеко не факт, что порядка было бы больше – если необходимым признаком порядка считать легкость поиска, и т.д.

Немного практических рекомендаций (для тех, кто предпочитает конкретный язык абстрактному).

1. Прежде, чем наводить где-то порядок, подумайте – стоит ли это делать? Порядок – не самоцель, он нужен только тогда, когда от него есть польза. Сравните расходы сил и времени на наведение порядка с той пользой, которую вы надеетесь от него иметь. Ответьте себе честно на вопрос: сколько времени этот порядок проживет?

2. Не пытайтесь навести порядок сразу и целиком. Выделите действительно важную часть, и отделите ее от окружающего беспорядка. Например, вместо того, чтобы наводить тотальный и всеобъемлющий порядок на столе, может быть достаточно завести на нем одну яркую папку с надписью «Срочное и важное», или «Часто нужные бумаги», и это решит 90% проблем?

3. Лучше меньше, да лучше. Лучше свято соблюдать несколько правил типа «Важное – только в красную папку!», чем установить себе много правил, разложить все параллельно и перпендикулярно, несколько дней мучительно поддерживать такой «порядок», а потом благополучно вернуться к прежнему хаосу.

Оптимальна ли полученная система?

[-2-] с с с с с с с с 
 [-1-] д б д  б д 
к г к цк  г а а к ц щ  щ з з ы т к ц к г м ц ы в  а ы 

При таком последовательном упорядочении возникает естественный вопрос: аддитивна ли функция полезности? Т.е.: пусть на самом первом шаге мы рассмотрели все возможные полезности от упорядочения, и решили, что максимум прироста полезности даст выделение стола [-1-]. Затем рассмотрели отдельно стол, решили что в нем уже ничего выделять не стоит; рассмотрели «комнату минус стол» и решили выделить в ней угол [-2-]. Рассмотрели получившиеся хаосы «угол» и «комната минус угол минус стол» и решили в них ничего не выделять.

 [-1-] д б д  
к г ц  г а а к ц  к ц  г а а к ц  к ц к г м ц  з з ы т ы в  а ы 
[-1-] щ с с с с

А если бы мы пошли другим путем и рассматривали прирост полезности от упорядочения, допуская накладывание на начальный хаос сразу двух ограничений? Т.е. вложенные хаосы появляются не последовательно (из комнаты выделяется [-1-], из остатка комнаты - [-2-]), а параллельно (из комнаты выделяются оба одновременно)? Могло бы это дать прирост полезности, недостижимый при итерационном способе упорядочения? А если могло бы – то почему не допустить накладывание трех ограничений одновременно, и т.д.?

Нам сложно сказать, насколько аддитивна здесь функция полезности, особенно учитывая ее субъективность и расплывчатость. Нам кажется, что аддитивна в достаточно высокой степени. Но здесь есть более важный вопрос (отчасти связанный с аддитивностью) – почему не проектировать порядок сразу и целиком, не этого ли требует системный подход?

Можно привести некоторые соображения, свидетельствующие в пользу предложенного метода в противоположность проектированию порядка сразу и на всю необходимую глубину..

1). Итерационный метод «вытянут» во времени. Т.е.: после первой итерации (наложения первого ограничения на хаос) ситуация скорее всего изменится, добавится новая информация, новые объекты. Следующее ограничение мы будем накладывать уже с учетом этих изменений. Если бы мы пытались запроектировать весь порядок заранее, он был бы менее адекватен упорядочиваемому, т.к. тогда мы этих появившихся объектов не учитывали.

2). Метод может быть назван «жизненным» в противоположность «системному», он более пригоден для упорядочения хаотичной, меняющейся, живой реальности. Попытка запроектировать порядок заранее – следствие платонического мышления, очень свойственного европейцам, а именно: нарисуем идеальный образ (проект, устав, порядок размещения документов), а затем будем загонять в него реальность (которая будет отчаянно пищать и сопротивляться, а ей или будут отрезать высовывающиеся из структуры уши и хвосты, или просто махнут рукой на порядок и будут жить по-прежнему). Метод ограниченного хаоса не навязывает порядок кипящей жизни, а облекает ее в наиболее органичные для нее формы.

Более того, метод отслеживает и защищает тот самоорганизующийся в хаосе порядок, который преждевременное структурирование могло бы убить. Действительно, в свободном хаосе ничто не мешает частицам складываться в структуры. Если же ограничения наложены заранее и в большом количестве, они искусственно рассекают хаос и препятствуют сработать механизмам самоорганизации. Между прочим, вот еще один принцип наложения ограничений на хаос: выявлять в нем аттракторы, и делать их основным содержанием выделяемых ограниченных областей.

3). Традиционный подход к упорядочению часто дает просто иллюзию порядка, на деле уступающего хаосу по перечисленным выше параметрам. Как можно упорядочить бумаги на столе при применении традиционного способа? Например – классифицировать все бумаги (платежки - ведомости - накладные - ...), построить порядок соответственно классификации (под каждый тип бумаг – отдельную папку). Этот способ упорядочения не учитывает таких, например, условий: платежек значительно больше и нужны они значительно реже, а прочих бумаг немного и нужны они часто. Метод ограниченного хаоса это условие учтет, и скорее всего выделит под платежки отдельную папку, а все остальное просто оставит на столе. Попробуйте оценить, сколько времени вы будете тратить на поиск в обоих случаях (учтите эргономические соображения – необходимость тратить несколько секунд на открытие папки, если бумага просто лежит на столе, такой необходимости нет). Т.е. даже в примере с ясной классификацией метод ограниченного хаоса имеет преимущества. А ведь часто сложно бывает построить адекватную классификацию – при поступлении новых бумаг старая структура папок может перестать им соответствовать, относительно каждой новой бумаги будут возникать затруднения – в какую папку ее класть, и т.д.

Привыкшим к обычным способам наведения порядка этот метод может показаться слишком уж хаотичным, лишающим человека контроля над упорядочиваемой информацией. На самом деле этот метод может дать больше контроля, но при соблюдении главного условия: ограничения должны соблюдаться. Внутри границ можно располагать все сколь угодно хаотично, но границы между хаосами должны быть соблюдаемы неукоснительно. Это требует меньших усилий, чем поддержание традиционных громоздких упорядочивающих структур, а результаты дает более высокие.

к г ц  г а а к ц  к ц  г а а к ц  к ц к г м ц  з з ы т ы в  а ы  y r u w o s j n v x n s o w p

 4). Упомянем одну интересную формулировку метода: не наложение ограничений на хаос, а просто – деление хаоса. Мы можем просто разгородить комнату пополам, одну половину отведя только для того-то, а другую только для сего-то. Фактически, выше мы делали то же самое – делили хаос пополам, просто там форма границы была более сложной (одна «половина» вычленялась внутри другой), а здесь граница простая и поэтому деление пополам как основа метода более заметно.

Что нам дает это наблюдение? Очень прозрачно просматривается аналогия с живой природой – деление клетки, почкование, и т.п. В качестве рабочей гипотезы можно предположить, что личная работа человека развивается по закономерностям, свойственным живой природе. Если так, то метод последовательных делений хаоса должен быть органичен деятельности человека (особенно если при делении на две части не забывать «золотую пропорцию», 0,618 : 0,382, очень широко встречающуюся в живой природе). Живая деятельность, так сказать, одевается в удобную одежду вместо жесткой неестественной рыцарской кирасы.

Отдельные вариации метода

Место порядка и место хаоса

Часто бывает удобно говорить не о выделении хаосов внутри системы, а о «месте порядка» и «месте хаоса». Это одна из формулировок метода, во многих случаях более инструментальная. Например: в личной работе рядом с любым «местом порядка» (набором столбиков в таблице, папочек на полке, коробочек в ящике) должно присутствовать «место хаоса» (столбик, папочка, коробочка...) с надписью «примечания», «прочее», «разное» или что-нибудь в этом роде. В это «место хаоса» должно попадать все, что нельзя уверенно распределить в нужный отсек «места порядка». Постепенно в «месте хаоса» могут вырисовываться новые структуры, под которые есть смысл завести отдельный отсек в «месте порядка».

Этот раздел заметки – пример «места хаоса», сюда свалено все, что не попало в основную структуру заметки. Такое «место хаоса» можно организовывать по-разному. Например, Виталий Королев, описывая РОКИ (развивающую организационно-коммуникационную игру – интересное перенесение игротехники в инет-пространство) после структурированного описания выделил раздел «Катехизис», где все, не поместившееся в структуру, собрал в виде ответов на не связанные между собой вопросы. Очень изящно поступил Дмитрий Кирсанов в книге «Веб-дизайн» с мыслями, никак не вписывавшимися в целостную структуру: вынес их на поля напротив подходящих мест. Вариантов может быть много.

Накопитель

Если добавляется ось времени, «место хаоса» превращается в другое крайне полезное понятие – накопитель. Очень удобно бывает для любого существенного информационного потока (поступающих документов, файлов, писем...) выделить папки (места на столе, и т.д.), в которые складывается все новопоступающее. С определенной периодичностью (раз в день, неделю, по мере наполнения) накопитель разбирается, и его содержимое (не обязательно все, что-то может остаться до следующего разбора) распределяется по структуре хранения. При этом имеем следующие приятности:

1. Существенно сокращаются расходы времени и сил на наведение порядка. Раз в день распределить скопившиеся на столе бумаги по папкам требует гораздо меньшего времени, чем в течение дня класть каждую поступающую бумагу в нужную папку. Особенно это верно в тех случаях, когда накопитель организован эргономично – напр., под него отведена близкая полка, а под «место порядка» – более далекий шкаф. Удобные накопители в Windows – «рабочий стол» и папка «мои документы» (к ним легче переходить, есть специальные кнопки). Кстати, в компьютерных делах выделение накопителя упрощает бэкап – часто нужно создавать резервную копию только содержимого накопителя. Все остальное бэкапится только после его разбора, и используется только в режиме read-only.

2. Повышается органичность упорядочения – т.к. оно проводится над большой массой материала, в которой легко выделить естественно сложившиеся структуры. Особенно это актуально для разного рода бумажек с мыслями и делами. Вспомним законы синергетики (на примере лазера). Возбужденные атомы испускают световые волны, которые в свою очередь возбуждают атомы. Амплитуда волны, победившей в конкуренции, становится параметром порядка, подчиняющим себе поведение атомов (Г.Хакен, Основные понятия синергетики). То же самое с мыслями – каждая, отражаясь в сознании читающего, влияет на то, как он воспринимает другие мысли. В итоге могут получаться «параметры порядка» (дела, проекты, направления исследования), подчиняющие себе старые мысли и создающие новые, уже работающие в одно главное русло. Если бы мысли были сразу распределяемы по структуре папок, минуя накопитель, такая кристаллизация новых направлений затруднилась бы.

«Место хаоса» внутри этого раздела

Упорядочение может быть не только наложением ограничения, но например по дате документа. Пока это вписывается в теорию только как один из возможных примеров естественного взаимного тяготения элементов. Наличие сортировки по дате, или алфавиту, сильно снижает расходы на поиск в хаосе. Т.е. факт возможности такого упорядочения нужно учитывать при оценке полезности хаоса.

Знакомые со стандартом idef0 наверняка уже уловили некоторое сходство. Метод ограниченного хаоса, похоже, может быть применен для решения обратной задачи (конструирование системы в противоположность описанию). Информационные потоки уже упоминались (при рассмотрении оси времени уже есть смысл говорить о входящих-исходящих), остается разобраться с тем, как применить здесь механизмы и управляющие воздействия. Скорее всего, применение idef0 может существенно помочь в формулировании принципов наложения ограничений на хаос.

Применение метода к фирме – отдельная интересная тема. Выделение «места хаоса» может помочь в разрешении следующего важного противоречия. Чтобы быть прибыльной и стабильной, фирма должна быть механизирована, упорядочена, работать как часы. Чтобы развиваться, она должна быть хаотична (развитие неминуемо связано с ломкой старого, формированием нового, экспериментированием, и т.д. – короче говоря, с хаосом). Часто можно встретить два варианта: или организация подавляет в себе хаос (и постепенно вырождается, перестав соответствовать изменяющемуся внешнему миру), или хаос в организации прорывается отовсюду, сотрясая и дестабилизируя систему.

Вспоминаем методы разрешения противоречий, сформулированные в ТРИЗ. Первое, что приходит в голову – «разделить систему» (кстати сказать, выше этот метод уже несколько раз применялся). Первый вариант – в пространстве. Завести при фирме какой-нибудь «отдел талантливых лоботрясов», в котором можно допускать любое количество хаоса, а выкристаллизовывающиеся полезные продукты структурировать и присоединять к стабильно работающей системе. Второй вариант – во времени. Например, японские «кружки качества», различные мозговые штурмы на тему направлений развития, проводимые в определенное время, и т.п.

Много интересных способов применения может появиться при перенесении метода ограниченного хаоса на ось времени (накопитель – только один из возможных). В частности, метод позволяет по-новому посмотреть на процессы целеполагания и целедостижения. Об этом – в одной из следующих заметок [прим.: обещание исполнено в упомянутой статье  «Метод ограниченного хаоса»]. 

Архангельский Г.А. 31.05.2001. www.improvement.ru 

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация