Органайзер EssentialPIM

Автор: Алексей Щепалкин, Руководитель IT-службы производственной компании, Руководитель ТМ-клуба «Курск»

Источник: http://tmliga.ru/blog/essential_pim

На дворе 21 век, и мы уже давно подчинились цифровым потокам колоссальным объемом проходящей через нас информации, облачным технологиям.

После знакомства с тайм-менеджментом и увлечением им как частью жизни, поняв, что весь информационный поток, проходящий сквозь нас, нужно структурировать, что цели, планы, задачи, нужно хранить, систематизировать, обрабатывать, а сделать в голове это невозможно, я стал искать удобный электронный органайзер.

При выборе органайзера критерии были следующие: для Андроид - возможность максимально близко приблизить хранимые объекты к структуре книги Г.А.Архангельского "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать", отразить возможности Пустографки Лиги "Время", синхронизация с облачным хранилищем, возможность работать на полноценной клавиатуре на персональном компьютере.

В современном цифровом контенте существует множество электронных органайзеров, календарей, планировщиков, чек-листов. То что что приходит в голову сразу: встроенный классический Гугл-календарь, iCloud-календарь, предустановленные сторонние органайзеры, например Evernote.

Мной за год были перебраны и побывали в реальной эксплуатации следующие электронные органайзеры: Календарь Google, Mail.Ru-календарь, Leader Таsк, Evernote, Wunderlist.

В итоге, перебрав вышеуказанное, остановился и уже около года пользуюсь органайзером EssentialPIM Pro под Андроид.

Начальный экран EssentialPIM на смартфоне

Считаю, что смог на приложении EssentialPim отстроить налаженную систему личной организованности и эффективности. Пробую поделиться с вами.

Итак, электронный органайзер EssentialPim, версия Pro.

Какие объекты личной организованности фиксируем, храним, и обрабатываем:

Стратегическая картонка
План для
Жёсткие по времени задачи
Гибкие задачи
Цели
Контексты
Хаос
Хранилище личной произвольной информации - заметки.

Этих объектов достаточно, чтобы максимально приблизить электронную версию EssentialPim к структуре книги "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать".

Нам понадобятся скачанная версия EssentialPIM c Play Market, а также версия под стационарный ПК, скачанная с оригинального сайта производителя. Обе версии обновляем до релиза "PRO".

Начальный экран EssentialPIM для ПК

Итак, начинаем распределять внутри EssentialPim объекты личной ТМ-системы:

1. Начальная настройка:

Назначаем "Приоритеты" и "Категории" в разделах "Задачи" и "Дела".
Для чего: Приоритет дает нам понимание "Важная/главная", или "Неважная" в списке Гибких задач в пределах дня. "Высший" приоритет означает "Главную задачу", обязательную к исполнению, "Обычный приоритет" говорит что задача неважная, её выполнить желательно, но только после Важных задач.
"Категория" дает визуальное представление на Цель или Ключевую область жизни.
Вспоминаем "Колесо баланса" и берем значения оттуда. Добавляем дополнительные категории "Жесткие по времени" - красный цвет позволяет увидеть их на шкале времени дня.
Индивидуально можно добавить любое количество категорий, но не отклоняемся от классического числа 7+ -2. Каждой категории задаем цвет для лучшего визуального восприятия.
Раздел "Дела" - добавляем Списки "Неделя", "Месяц", "Год", "Цели". Это наши Горизонты планирования по технологии "Неделя/Месяц/Год". Объект "Цели" нужен для хранения важнейшего одноименного объекта.

Пример назначения приоритетов и категорий

Раздел "Дела" на смартфоне

Раздел "Дела" на ПК

2. Начинаем фиксировать объекты личной информационной ТМ-системы:

"Стратегическая картонка" - объект раздела "Задача" с высшим Приоритетом, помеченная категорией "Жёсткие по времени", цвет ярко-красный, на временной шкале - первая в начале рабочего дня . Для яркого восприятия - написана заглавным шрифтом. Гарантированно Стратегическую картонку увидим первую.
"План дня": строится автоматически на основе комбинации объектов "Задача" и "Дело", виден на рабочем столе EssentialPim сразу при старте программы.
Как собирается "План дня" - рассказываю в следующих 2-х пунктах.
"Жесткие по времени встречи/задачи" - фиксируем объектом "Задача", ставится на конкретное время, помечается категорией "Жесткая по времени", цвет всегда красный, приоритет высший. Видна в плане дня сразу в нужном месте временной шкалы, красным цветом, пропустить её нельзя.
"Гибкие задачи" - фиксируем объектом "Дело".
4.1 При фиксации "Дела" используем правила: - назначаем время, которое не накладывается на "Жесткие встречи" из п.3
-.указываем "Приоритет" - чтобы разделить "Важные/главные" от "Не главных" - - Приоритетные "Дела" распределяем вверху временного списка, обычные неприоритетные - внизу временного списка
- каждому "Делу" назначаем Категорию, она отобразится соответствующим цветом в плане дня, и очень удобно для восприятия и анализа
- каждому "Делу" назначаем объект из Списка горизонтов планирования "Неделя/Месяц/Год".
"Цели" - храним в разделе "Дела" в виде списка "Цели". Их мы назначили, как мы помним, в п. 3. Почему именно здесь: в раздел "Дела" мы заглядываем ежедневно и мы гарантированно увидим список "Цели". Из Целей делаем дерево, выделяя главную управляющую цель и подчинённые, более мелкие.
У Цели в обязательном порядке ставим срок достижения.
"Контексты" - назначаем и храним в разделе "Дела". Логика такая же: раздел "Дела" - самый часто просматриваемый, и мы не упустим либо взглянуть на Контест, либо внести новый.
"Хаос" - этот объект личной информационной системы храним в разделе "Заметки" в одноименном объекте. Наш органайзер позволяет хранить многоуровневые заметки и связи, которыми очень удобно пользоваться.
"Произвольная персональная информация" - храним также в разделе Заметки, создав соответствующий список. Из заметок можем создавать дерево любого уровня, с любыми связями.

Итак, все объекты личной информационной системы - готовы, мы их создали, назначили приоритеты, категории, сроки.

А дальше работа идет на главном экране в разделе КАЛЕНДАРЬ. Это и есть наш "План дня" на сегодня: на шкале времени текущего дня мы видим все нужные нам объекты: "Стратегическая картонка" - первая в начале дня, цвет ярко-красный, "Жесткие встречи" - помеченные красным и высшим приоритетом на своем времени, "Гибкие задачи" - раскрашены в цвета Категорий и каждая с приоритетом: "Высший" - это важная гибкая задача, приоритет "Обычный" - неважная гибкая задача.

План дня на смартфоне

План дня на ПК

В любой момент через раздел "Дела" можем перейти на Цели, Контексты, Хаос.

И чтобы успеть Главное, мы должны выполнить все "Жесткие встречи", "Гибкие задачи с высшим приоритетом" и несколько раз заглянуть в Стратегическую картонку.

Пример раздела "Хаос" в смартфоне

Пример раздела "Контексты" на ПК

3. Как происходит синхронизация настольным ПК: Органайзер Essential PIM Pro позволяет синхронизировать базу данных на смартфоне с персональным компьютером. Это совсем не сложно - в одной сети WiFi оба устройства видят друг друга через приложение EssentialPIM Pro, и синхронизируются в режиме обмена.

Главное удобство такой работы вот в чем: основной объем информации мы вносим с полноценной клавиатуры ПК, а не с урезанный сенсорной клавиатуры смартфона, после этого синхронизируем ПК со смартфоном и обратно.

Я ежедневно использую следующий алгоритм работы:

в течение рабочего дня на смартфоне делаем оперативные заметки в любых нужных разделах: Задачах, Делах, Целях, Хаосе и т.д.
вечером в спокойной обстановке, когда приходит время планирования, синхронизируем смартфон с ПК (или ноутбуком)
на ПК или ноутбуке, на полноценной клавиатуре вносим изменения в свой органайзер, вычеркиваем выполненные, переносим невыполненные Задачи, правим Дела, меняем даты, Заметки, в общем - отрабатываем все нужные объекты. Итог получаем на компьютере "План для на завтра"
обратно синхронизируем ПК со смартфоном, и в нашем смартфоне получаем полностью рабочую картину завтрашнего дня. Все даты, все заметки, все категории и приоритеты изменены, выстроены так как нам нужно
следующий рабочий день отрабатываем на смартфоне и вечером снова синхронизируем с ПК, правим данные, и обратно на смартфон

И так как я веду и храню большой объем информации в Essential PIMPro, для меня работа на полноценной клавиатуре на ПК оказалась важным критерием, и таким алгоритмом ведения личной информационной системы на EssentialPIM Pro я пользуюсь каждый день, он оказался очень комфортным.

Алексей Щепалкин

Руководителем IT-службы производственной компании, Руководитель ТМ-клуба «Курск»

29.08.2018 состоялся первый ТМ-клуб "Курск". Удалось собрать разных, практически незнакомых друг другу, но очень ярких, интеллектуальных, интересных, эрудированных участников.

Что дает ТМ-клуб мне, как ведущему? Прежде всего развитие организаторских качеств: собрать 10-15 человек в одном месте в одно время - требует серьезной сосредоточенности. Личное развитие: активно применяю ТМ-практики. Перешел на ежедневную пустографку, но и одновременно совмещаю планирование с электронным органайзером. Поставлены цели, как долгосрочные, стратегические, так и оперативные. Прокачка внутренних личных ресурсов: ораторство, уверенность в себе, отсутствие стрессов, профессиональный рост.

Связаться: facebook.com
als20@mail.ru

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90