Ресурсно-календарный график планирования времени

Этот инструмент планирования, или, точнее, бюджетирования времени уже месяца два входит в программу корпоративных семинаров, но нигде в публикациях до сего момента не фигурировал, и алма-атинский семинар был первым из открытых семинаров, на котором он был предъявлен. Календарно-бюджетный график планирования времени родился при размышлениях о том, как перенести в технику личной работы некоторые инструменты проектного менеджмента, а именно график Гантта и ресурсный график.

Поясним суть этих инструментов (они изображены на рисунке). На графике Гантта отмечаются работы, которые необходимо сделать, с их длительностями и взаимосвязями. Масштаб может быть различным – можно просматривать взаимосвязи и отдельных элементарных операций, и целых фаз проекта. Программы для управления проектами позволяют легко манипулировать расписанием и отвечать на вопросы типа «Как измениться дата окончания проекта, если операция такая-то займет на столько-то больше времени, чем мы расчитывали?»

Ниже графика Гантта изображен ресурсный график, отражающий расходы различных ресурсов на каждую операцию. Этот график позволяет нам работать не только с расписанием, но и с имеющимися в нашем распоряжении ресурсами. «Если такую-то операцию мы совершим не сами, а закупим соответствующую услугу, окупятся ли эти расходы общим выигрышем времени по проекту?» «Как возрастут расходы ресурсов, если мы захотим компенсировать задержку по такой-то операции и завершить проект вовремя?», и т.п.

Ясно, что для личной работы этот инструментарий тяжеловат, хотя для укрупненного планирования график Гантта может быть очень даже полезен. Предлагаемый вашему вниманию график сочетает в себе черты ресурсного и календарного графиков, и достаточно прост в использовании. Создается он следующим образом.

1. Определяем бюджет времени, имеющийся в нашем распоряжении (иначе говоря, имеющееся количество ресурсов). Всего у нас 24 часа в сутках. Из них сколько-то нужно выделить на сон, столько-то мы можем планировать под рабочие дела. При этом д-р Зайверт советует планировать не более 60% рабочего времени, что полностью стыкуется с концепцией резервов в проектном менеджменте, позволяющих спокойно реагировать на непредвиденные обстоятельства. В принципе, части дня, связанные со сном и отдыхом, тоже можно рассматривать в качестве резервов на экстремальные случаи. Но после благополучного преодоления экстремальной ситуации нужно не забывать восстанавливать соответствующие резервы здоровья, не допускать накопления долговременной усталости.

Скорее всего, время, которое вы можете бюджетировать исходя из этих соображений, не превышает 6-8 часов в сутки, а при большом количестве мелкой текучки – и 4-6 часов. Следующий шаг – внесение в этот по сути ресурсный график элементов календарного графика.

2. Намечаем deadline’ы (критические сроки). Здесь следует сказать, что предлагаемый график наиболее всего полезен в следующих обстоятельствах:

а) Упорядочению во времени подлежат несколько достаточно крупных дел, имеющих сравнительно жесткие сроки выполнения и конкурирующих друг с другом за ваше время.

б) Вы можете хотя бы очень приблизительно оценить расходы времени на каждое из этих дел.

Ресурсно-календарный график – штука достаточно трудоемкая в использовании, поэтому если описанной ситуации нет, скорее всего можно обойтись обычным “to do list” (списком дел к выполнению), возможно с упорядочением дел по приоритетности.

3. Делаем «раскройку скатерти» – распределение имеющегося бюджета времени между различными делами. Делим предполагаемые трудозатраты в часах на количество дней, в течение которых мы можем заниматься этим делом (исходя из того, сколько дней осталось до критического срока, насколько трудно это дело «концентрируемо» во времени – важный показатель для творческих задач, и т.п.) Получаем количество часов в день, которые мы должны затрачивать на это дело, чтобы успеть к нужному сроку. Располагаем более приоритетные дела повыше, т.е. выкраиваем на них время в первую очередь, остальные «финансируем» по остаточному принципу. Стараемся оставлять резервы – 40% непланируемого времени на непредвиденные внешние обстоятельства и собственную спонтанную активность.

Пользуемся графиком для управления собственной деятельностью.Обращаем ваше внимание: этот график – не план, а бюджет. То есть вы не обязаны выполнять задачи именно в той последовательности, которая обозначена на графике. Ваша задача – в течение дня выделить на такое-то дело столько времени, сколько предписано графиком, а в какое именно время суток вы это сделаете – определите по ходу дела, исходя из разных соображений и обстоятельств. Заметим, что можно вести еще и второй график – график исполнения бюджета, т.е. оперировать двумя графиками, вместе дающими связку «план-факт» и подсказывающими необходимые коррективы и плана, и способов его исполнения.

Реальный пример того, как может выглядеть такой график, и пустографку в формате Word 2000 можно скачать у нас на сайте. Так как сложные таблицы – вещь, к версиям Word’а чувствительная, пример графика дублируем здесь в графическом формате.

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация