21 июля 2009 года

В прошлых выпусках блога мы немного поговорили об усилении контакта с клиентами с помощью онлайн-инструментов. Сейчас поработаем с "внутренней" управляемостью бизнеса, командным тайм-менеджментом.

Один из основных инструментов поддержания "энергетического единства" компании – краткие совещания, которые в обиходе называют оперативками и планёрками. В разных организациях под этими словами подразумеваются разные вещи. Поэтому для ясности договоримся о терминах.

• Оперативка - краткое совещание, ежедневное или еженедельное, задача которого – выслушать отчёты об исполнении задач, поставить новые задачи, раздать управленческие импульсы (похвалу или предупреждение, благодарность или выговор и т.п.), ускоряющие работу; придать заряд бодрости на наступающий период.
• Планёрка - более продолжительное совещание, еженедельное или ежемесячное, на котором контролируются и ставятся более долгосрочные задачи; контролируются ключевые показатели эффективности, в том числе финансовые; доводится до сведения сотрудников новая информация; принимаются решения о выделении тех или иных ресурсов, о расстановке текущих приоритетов.

К планёркам можно отнести также рабочие встречи по проектам. Их задача точно такая же, как у планёрки, но по отношению не к функциональному подразделению, а к рабочей группе проекта.

Далеко не во всех компаниях планёрки и оперативки проводятся в достаточно чётком, предсказуемом ритме. Да будет позволена такая аналогия – представьте монаха (неважно какого вероисповедания), иногда совершающего утреннюю молитву, иногда нет; иногда посещающего воскресное богослужение, а иногда не посещающего. Вряд ли его духовный отец одобрит такое поведение и очевидно поставит ему на вид, что несоблюдение ритма, "молитвенного правила" может плохо сказаться на его духовной жизни.

Так и компания или подразделение, не выдерживающие четкий ритм оперативных совещаний. Работа идёт, дело делается, но делается далеко не в полную силу. Другой вопрос, конечно, что эти совещания должны быть краткими, четкими, отнимающими немного времени (ежедневная оперативка – не более 10-15 минут, еженедельная планёрка – не более часа). Но проводиться они должны обязательно.

Часто ритм проведения планёрок сбивается из-за отсутствия сотрудников: кто-то на выезде у клиента, кто-то приболел и работает из дома, а руководитель подразделения вообще находится в командировке. И вот здесь выручает возможность провести планёрку "онлайн" – часть сотрудников присутствует в офисе (причём не обязательно в одном помещении, можно и со своих рабочих мест), часть – там, где они сейчас находятся вне офиса. Причём современные технические средства проведения онлайн-совещаний позволяют подключаться не только через Интернет, но и по телефону, что может быть очень удобно для сотрудников, участвующих в планёрке из командировки, автомобиля и т.п.

Личный опыт

В нашей компании если человек не может присутствовать на оперативке даже "онлайн" (например, командировка) он присылает смс-ку с ключевыми задачами на сегодня и ключевыми результатами за вчера. По отзывам сотрудников, даже такая минимальная форма участия в планёрке мотивирует и помогает правильно настроиться на наступающий рабочий день.