Незаметный поглотитель времени

Глеб Архангельский

Ведомости, 08 октября 2002
Рубрика "Советы консультанта"

         Статистика утверждает: менеджера отвлекают от дел в среднем раз в восемь минут. Как правило, такие переключения внимания занимают несколько минут или даже секунд, поэтому беспокойства не вызывают. Но их реальная опасность достаточно велика. Дело в том, что внимание человека переключается на другой вид деятельности не мгновенно. Чтобы сосредоточиться на новой задаче, нужно время. При этом чем сложнее задача, тем труднее в нее втянуться. И внешние прерывания заставляют многократно повторять это "втягивание". Оценить масштабы проблемы поможет хронометраж личных расходов времени. Его результаты зачастую шокируют. Число непроизводительных переключений внимания у обычного менеджера доходит до 50 - 60 в день и отнимают 1,5 - 2 часа рабочего времени.

        Теперь нужно проанализировать причины переключений. Один из моих клиентов, руководитель небольшого финансового холдинга, почти весь день проводил, разрываясь между кабинетом и переговорной, пытаясь быстро переключаться между двумя одновременно идущими встречами. Естественно, результатом такого режима были сильная усталость и невозможность серьезно вникнуть в обсуждаемые вопросы. Причина этого - убежденность руководителя в том, что рабочий день должен быть построен по жесткому плану и расписан по минутам. Но ничто и никогда не происходит точно по плану, большинство встреч длилось дольше, чем нужно, поэтому приходилось пытаться вместить две встречи в один отрезок времени.

        Было решено закладывать в план дня резервы: на каждые три часа распланированного времени - один час свободного. Теперь, даже если какие-то встречи длились больше запланированного времени, за счет "буферных зон" они уже не накладывались друг на друга, и необходимость в избыточных и утомительных переключениях отпала.

        Типичная причина непроизводительных переключений - отсутствие списка приоритетных задач. Часто к избыточным переключениям внимания приводит неумение вовремя дать себе отдых. С "переключениями от усталости" нет смысла бороться - мозг нуждается в отдыхе, и этот отдых нужно ему дать.

        После того как причины непроизводительных переключений внимания выявлены, остается внедрить новые способы организации труда. Назовем два наиболее универсальных.

        Во-первых, необходимо четко сформулировать и осознать свои приоритеты - это помогает не отвлекаться на несущественное и постоянно видеть перед собой основное направление движения.

        Во-вторых, полезно устранять отвлекающие факторы. Например, стоит убрать подальше с глаз посторонние бумаги или закрыть на экране компьютера "окна" не относящихся к делу программ. При этом особые сложности могут возникнуть с источниками внешней информации - почтовой программой, мобильным телефоном. Часто менеджер не может даже на полчаса отключиться от них, боясь потерять контроль над ситуацией. В борьбе с подобным страхом помогает следующее: в течение нескольких дней нужно отключать источник информации - с каждым разом на все более длительный отрезок времени. Затем взвесить плюсы и минусы этого. Как правило, выясняется, что потеря контроля при отключении источника информации мнимая, а вот выигрыш - вполне ощутимый.

        Автор - руководитель направления тайм-менеджмента компании "Включенное консультирование".

Опубликовано с разрешения

Серия тайм-менеджерских статей...>>

ТМ-клуб: встреча с Даниилом Граниным...>>

Архив новостей

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация