Настройка секретариата

Описание консалтингового проекта

В каждой компании есть секретари. Они приносят чай и кофе, бронируют билеты, отправляют факсы… Лишь в немногих компаниях есть секретариат.

Эффективный секретариат – это:

• Система контроля поручений первого лица компании на базе Microsoft Outlook
• Регламент планирования рабочего времени руководителя
• Правила обработки входящих звонков
• Стандарт фиксации входящей информации
• Правила подготовки встреч, командировок, мероприятий
• Объединение всех рабочих процессов на единой платформе - Microsoft Outlook

Результаты проекта:

• Комфортная для руководителя предприятия поддержка его работы со стороны секретариата, не зависящая от «человеческого фактора»; освобождение руководителя от рутинных функций контроля поручений и задач;
• Настроенная на Outlook система фиксации поручений и планирования мероприятий, позволяющая «одним кликом» получать картину задач в необходимых руководителю разрезах (люди, проекты, направления, сроки, и т.п.);
• Оформленная корпоративная «Книга секретариата», интегрирующая все созданные регламенты, правила, описания разработанных и принятых к применению технологий, позволяющая сделать поддержку работы первого лица компании защищенной от ошибок сотрудников.

Стоимость и сроки реализации проекта

Необходимые затраты времени первого лица предприятия – вводная встреча с консультантом, 1 час. Затраты времени секретарей – 3 сессии по 4 часа каждая. Календарная длительность проекта – 3-4 недели.

Осуществленные проекты

Методология разработана и апробирована в корпоративных проектах в компаниях: «Русский Алюминий» (аппарат Генерального директора, секретариат Директора по персоналу), « Русский Стандарт» (аппарат Председателя совета директоров), «Абсолют Банк» (секретариат Председателя правления). Контакты рекомендателей предоставляются по запросу.