О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


30-31 мая 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2019 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

28.04.08 Погорелов Юрий. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход.
Оотвечая на вопрос «как?» в тайм-менеджменте, человек приходит к вопросам «куда?» и «зачем?».
 

Полезно


Впервые у нас?
 Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись -
Карта сайта...>>



БУДЬ РАЦИОНАЛИЗАТОРОМ

(Ответ читателю)

БОЛЬШОЕ И МАЛОЕ

Читатель. Как и многие люди, я не раз пытался внести в свою работу рациональные начала: строил планы, чертил схемы, заводил картотеки и папки и т. д. И, откровенно говоря, ничего из этого не получилось. Обычно все рушилось на первых же шагах. У меня даже появилось неверие во все эти личные НОТ, и я плыву по знакомым волнам текучки, авралов, раскачек...

Автор. Может быть, вам не хватает настойчивости, характера, чтобы переломить ход событий?

Читатель. Дело не во мне. Режим, стиль, темп моей служебной работы заданы не мной. Вы не хуже меня знаете, что причины текучки, например, лежат за пределами моего рабочего места, а порой и за воротами нашего учреждения. Поэтому главное и основное – это укрепление всей системы управления в стране. Мне понравилась ваша книга на эту тему, которая недавно вышла в «Экономике», – «Эффективное управление». Вот наведем порядок в целом, тогда и займемся личным трудом.

Автор. Я с вами и согласен и не согласен. Согласен в том, что главное – совершенствование управления в целом: его структуры, подбора кадров, процесса планирования, технологии. И не согласен, что только после этого можно заняться организацией своего труда.

Читатель. Но разве общее не определяет частное?

Автор. Здесь не механическое соотношение, а сложная органическая связь. Никогда не будет ситуации, о которой вы говорите: сначала закончим улучшать управление в целом, а потом займемся личным трудом.

Процесс улучшения управления бесконечен – как и развитие самой экономики. Бывают периоды больших изменений, бывают периоды относительной стабильности. Но всегда идет совершенствование. Поэтому рассуждение по схеме: кончим одно, начнем другое – тут неправильно. Если ему следовать, мы никогда к организации личной работы не приступим: всегда будут проблемы в планировании, в стимулировании, в структуре и т. д.

Читатель. Я, пожалуй, с этим доводом согласен. То, чему мы научились за последние десять-пятнадцать лет, как раз и сводится к выводу о необходимости непрерывной работы по улучшению организации и управления.

Но почему все же вы считаете, что можно как бы отдельно улучшать личную организованность? Ведь личное определяется состоянием общих дел.

Автор. Во-первых, многое в организации личной работы относительно обособленно, самостоятельно. В аппарате самостоятельного завода или в аппарате вновь созданного объединения – везде нужно иметь хорошо организованное рабочее место, везде надо уметь выступать и т. д.

Во-вторых, и это самое главное, улучшать «большое управление» могут только лица, которые по самому своему духу должны быть рационализаторами, которые постоянно стремятся сделать более совершенным то, что уже есть. И сделать немедленно, не дожидаясь каких-то чудес сверху.

Как это ни странно на первый взгляд, «большое управление» нельзя улучшить, не занимаясь организацией личной работы.

Никакое даже прекрасно построенное предприятие или учреждение не сможет в современных условиях нормально функционировать, если руководитель и его подчиненные не будут работниками нового типа, привыкшими экономить время и ресурсы, рационализировать все и вся.

В. И. Ленин подметил, что люди, способные создавать самые смелые проекты коренной реконструкции для будущего, робеют перед элементарной, вполне доступной канцелярской рационализацией, которую надо сделать сегодня.

Смелые проекты иногда оказываются лишь оправданием повседневной нерешительности. В возможность совершенно иного порядка вещей легче поверить, чем практически что-то изменить в существующем. Ведь «проект» не требует никаких усилий по реализации, и о нем можно годами мечтать по дороге домой.

Такие работники и об ЭВМ в основном мечтают как об идеале, никак не связанном с повседневностью и ничего от них сегодня не требующем. «Стоит ли возиться, вот будут машины, и все изменится». Словом, кто-то сожжет волосок бороды, и возникнет дворец, ты станешь писаным красавцем и в красных сапожках войдешь в него. Так бывает только в сказках. Это потребительский подход к совершенствованию управления. Не обижайтесь, но у вас этот мотив звучал: пусть где-то и кто-то изменит управление, и тогда я начну улучшать свой труд.

Гастев еще в 20-е годы утверждал, что рабочий, который сегодня не выработал в себе рационализатора, будет и к машине относиться как потребитель, так же неряшливо и неорганизованно, как к нынешней работе, нынешним обязанностям. И никакая механизация ему не поможет.

Заполучить готовую машину нетрудно. В тысячу раз труднее научиться быть рационализатором. А без этого машину при первой же поломке забросят, не говоря уже о том, что ее плохо будут использовать и пока она цела. Как говорится, для мастера и кривой гвоздь – находка, а неумеха и прямой согнет.

Если администратор – человек дела и привык все рационализировать, то, получив ЭВМ, он прежде всего подумает о том, как ее рациональнее использовать. А если он «машинный романтик», который лишь мечтал об ЭВМ и воспитал в себе потребителя, то, получив готовую машину, он скорее сломает ее, чем усовершенствует.

Мне часто приходится встречаться с охотниками рассуждать об ЭВМ и создавать проекты полной автоматизации своего учреждения. Когда им говоришь о необходимости рационализировать нынешнюю работу, вводить нормы, культурно организовать делопроизводство, стандартизировать работу, у них весь интерес к работе пропадает.

Только правильный подход к рационализации работы (а начинается она с рационализации личного труда, личного времени) может избавить от тех неудач, которыми нередко еще сопровождается применение у нас и зарубежных новинок, и наших новых управленческих машин.

Читатель. В институте, работающем над проблемами кибернетики, покоится в шкафу хорошая чехословацкая машинка для заточки карандашей. То ли в ней что-то сломалось, то ли она просто не смазана, то ли о ней забыли. А ведь сначала все восторгались ею, никто не хотел чинить карандаши без нее. Что же произошло?

Автор. Дело в том, что такая машинка работает скорее, чем другие, всего на несколько секунд, и потребность в ней имеется по-настоящему там, где экономят секунды. Там за ней следили бы, изучали, берегли, может быть, даже еще усовершенствовали. А там, где и потерю часа считают пустяком, машинка становится игрушкой, интересной до тех пор, пока она крутится, до первой серьезной поломки.

Читатель. Я в колхозе одном видел: в правлении есть счетная машина, а все считают на счетах. Спрашиваю: почему не считаете на машине? Отвечают: да что-то там в ней случилось...

Автор. Вот именно – «что-то», а что – никого не интересует. Потому что эти работники – потребители, а не рационализаторы. Чтобы любая управленческая машина успешно внедрялась и, главное, применялась, надо, чтобы наши работники воспитали в себе рационализаторов сегодня, на сегодняшней работе, в сегодняшних условиях.

Вот откуда вытекает необходимость научной организации труда вообще и личной работы в частности и огромное значение ее для будущего. Повышение производительности труда за счет улучшения личной работы важно и само по себе, но еще важнее ее роль для общего дела улучшения управления. «Не жди как пассивный потребитель того, о чем звонят популяризаторы. Не жди, что, как счастливый дождичек, придет форд из Америки. Совершенствуй постоянно то, что есть, и ты научишься быть рационализатором», – писал А. К. Гастев. И еще он писал, что в России рано или поздно появится передовая техника на основе широко проведенной электрификации. И чем решительнее ринется молодое поколение к работе с тем, что есть под руками, тем больше и деловитее оно поверит в неизбежный приход машины и приблизит его.

Рационализация управления и рационализация личного труда – это не следующие друг за другом звенья, а две стороны одного процесса. Это и было одной из причин, побудивших меня написать о личной работе, проблеме частной и весьма далекой, казалось бы, и от структуры органов управления, и от ЭВМ, и от механизма стимулирования технического прогресса.

Читатель. Если я вас правильно понял, речь идет о воспитании личной, субъективной активности рационализатора. И вы считаете, что свой стол и шкаф, свои личные дела как раз и являются полем, на котором может вырасти рационализатор?

Автор. Именно так. В этой области на работе – а еще больше дома – достаточно простора для того, чтобы задумать улучшение, внедрить его, добиться эффекта и, наконец, обрести твердое чувство творца нового, уверенность рационализатора. Потом будут другие дела, но навык, подход – останутся.

Читатель. А если вокруг все плохо организовано, что толку от одной организованной клеточки? Ведь это бессмысленная картина: на одном столе все бумаги лежат по папочкам, а на других они валяются и теряются? Я, конечно, сознательно огрубляю картину.

Автор. Что все-таки лучше? Учреждение с плохой в целом организацией и плохой организацией личных мест или учреждение, в целом плохо организованное, но в нескольких клеточках которого уже поселился микроб рационализации? Ясно, что в данный момент конечный итог у обоих учреждений одинаково плох. Но нетрудно понять, что через год у первого все будет по- прежнему, а у второго есть надежда увеличить число клеток рациональности. Это только надежда, но она есть.

А теперь вернемся к той текучке, с которой мы начали беседу.

Конечно, причины текучки лежат за пределами техники и даже вне организации личной работы. Технические средства сами не ликвидируют текучку, их роль и значение нельзя преувеличивать. Но они позволяют быстрее переваривать текучку, ориентироваться в ней. Образно говоря, ты по-прежнему плывешь по ее руслу, но у тебя появляются руль и весла: можно ускорять или замедлять движение, можно лавировать. Технические средства не дают радикальных решений, но лучше иметь даже ограниченные методы, чем пассивно ждать, что кто-то придет и как-то все изменит. Лучше иметь хотя бы такой руль, как график, чем метаться из стороны в сторону под ударами волн. Текучка скорее будет устранена, если сделать первый шаг к ее упорядочению – использовать средства организации, графики, картотеки и т. п.

Компас не устраняет ни бурь, ни течений, но именно он позволяет морякам бороздить моря и океаны.

Конечно, рационализация управления имеет свою логику. Нельзя создать вычислительный центр завода до того, как определены права завода в области планирования и соответственно объем работы для ЭВМ. А вопрос о правах завода надо решать в связи с вопросами о том, войдет ли этот завод в объединение, какими правами будет обладать объединение, чем будет занято министерство и т. д.

Техника управления – одно из средств рационализации. Но не следует думать, что нельзя вообще заниматься рационализацией техники управления, если, например, не завершен процесс создания объединений. Немало есть средств, которые можно и нужно внедрить сейчас и которые сразу же дадут эффект. Причем начинать надо с внедрения элементарных средств организации.

Многие думают, что научную организацию труда можно вводить только при хорошем оборудовании, машинах, электронике. На самом деле это не так. Научную организацию нужно вводить и в современной механизированной и автоматизированной конторе, но можно ввести и в любом шалаше, любом овраге.

Читатель. С этим я согласен. Можно даже на вычислительном центре не иметь хорошей организации. К сожалению, так бывает, и это снижает эффект от ЭВМ. Я не раз видел, как в плохо организованном учреждении и после внедрения нового порядка планирования и экономического стимулирования работа во многом продолжалась по старинке. Видимо, люди не привыкли быть рационализаторами в обычных условиях, в повседневной жизни. Если следовать вашей логике, то срывы происходят потому, что человек и при новой системе планирования не научился быть рационализатором за простым рабочим столом. Изменения должны произойти не только в самом управлении, но и в людях. Рационализатором действительно надо быть всегда, в любых условиях.

КАКИМ НЕ НАДО БЫТЬ

Автор. Если вы согласны с тем, что надо рационализировать свой труд всегда и в любых условиях, то я хотел бы привлечь внимание к другой проблеме: каким рационализатором не надо быть. Нельзя превращаться в горе-рационализатора, который постоянно все меняет ради самих переделок. Лишь бы говорили: смотри, какой неугомонный, все чего-то ищет! Рационализация не самоцель, она всегда должна быть подчинена задаче повышения эффективности труда. Писатель В. Орлов рассказывает об «изобретателе», который все учреждения обегал, добиваясь «рационализации» календарей: пусть они переворачиваются не справа налево, а наоборот. Может быть, хуже от такой рационализации не стало бы, но, несомненно, и выигрыша она не может принести. Затрат на перестройку уйдет больше. Ради чего же переделывать?

О такой горе-рационализации хорошо писал, кто бы вы думали? Гоголь! Вот послушайте-ка отрывок из «Мертвых душ».

Когда Чичиков спросил владельца имения полковника Кошкарева, можно ли купить у него мертвые души, последовал ответ:

– Сколько могу видеть из слов ваших, – сказал полковник, нимало не смутясь, – это просьба: не так ли?

– Так точно.

– В таком случае изложите ее письменно. Просьба пойдет в комиссию всяких прошений. Комиссия всяких прошений препроводит ее ко мне; от меня поступит она в комитет сельских дел; там сделают всякие справки и выправки по этому делу... Чичиков оторопел.

– Позвольте, – сказал он, – этак дело затянется.

– А, – сказал с улыбкой полковник, – вот тут и выгода бумажного производства!...

...Чичиков решился отправиться сам поглядеть, что это за комиссии и комитеты...

...Комиссия всяких прошений существовала только на вывеске. Председатель ее, прежний камердинер, был переведен во вновь образовавшийся комитет сельских построек. Место его заступил конторщик Тимошка...

– Да никакого толку не добьетесь,– сказал проводник, – у нас бестолковщина.

В конце концов Чичиков получил ответ, среди пунктов которого говорилось, что души, мертвые и живые «все в совокупности не только заложены без изъятия, но и перезаложены...».

– Так зачем же вы мне этого не объявили прежде? Зачем из пустяков держали? – сказал с сердцем Чичиков.

– Как же я мог знать об этом сначала? В этом-то и выгода бумажного производства, что вот теперь все как на ладони, оказалось ясно.

Читатель. Такие рационализаторы у нас встречаются и сейчас. За внешностью гонятся: цветы, дорожки, модерн... Все чудесно, неясно только, достигнут ли эффект в работе. Если и при цветах счетные машины по-прежнему в одну смену работают, то настоящей рационализацией тут не пахнет, а пахнет тем, что в газетах называют парадностью и шумихой, а в народе-показухой.

О ТВОРЧЕСТВЕ

Автор. И еще об одном нам надо поговорить: как творчески подходить к советам, которые даны в этой книге. Ведь в различных книгах можно встретить и немало других. Есть много видов календарей, машин, графиков, картотек. Но главная проблема в рационализации связана не с машинами, а с пониманием идей научной организации труда.

Эта книжка – не научное исследование по личной работе. Это и не поваренная книга, заполненная готовыми рецептами: возьми то, досыпь того, через столько-то минут добавь другое и т. д. Если вас интересует развернутое описание методов, то их придется собирать из большого числа специальных книг. Моя же главная цель – на отдельных примерах разъяснить основные идеи рационализации личного труда.

Приемы, которые тут описаны, известны давно. Очень хорошо, если они в прежнем виде будут полезны кому-нибудь сейчас. Но главное – понять тот дух, те принципы, которыми люди руководствовались, создавая их.

И тогда станет ясной главная проблема рационализации – как творчески работать.

В выборе методов используй основное правило рационализации: не ходи, если можно стоять, не стой, если можно сидеть, не делай усилий больше, чем того требует результат.

Во многих письмах, которые я получил после выхода первых изданий книги, повторяется одно и то же: читатель описывает свою ситуацию и требует от меня ответа. Трое ребят так и спрашивают: как нам быть, чтобы и работать, и учиться, и в кино ходить, и спортом заниматься.

Такие вопросы означают, что не понято самое главное: НОТ нельзя вводить по принципу «увидел-перенял». НОТ нельзя рекомендовать со стороны.

Читатель. Почему? Разве вы сами не даете советов?

Автор. Даю. Но не для того, чтобы их механически применять. Даже такой элементарный вопрос, как выбор типа календаря-книжки, требует анализа конкретных условий, да и ситуации быстро меняются. Я сегодня что-то порекомендую, а у вас через месяц условия изменились. Значит, главное в НОТ – усвоить идеи НОТ и самому постоянно, повседневно их применять. Вот почему я стараюсь не рецепты выписывать – от них пользы мало, а советую еще раз вдуматься в принципы НОТ.

Поймет меня не тот, кто зазубрит описанные приемы. Надо обдумывать их, а не пассивно воспринимать то, что оставил на столе предшественник. Главное – придумать свое. Возможно, вы придете к выводу, что моя рекомендация приемлема, или решите, подумав, что прием, использовавшийся раньше, вполне пригоден. В обоих случаях я буду доволен, так как увижу, что вы уже осмысленно используете метод. Словом, как у Мольера: ты наконец узнаешь, что говоришь прозой.

Описать все особенности различных профессий и дать универсальные советы просто невозможно. Надо привить рационализаторский подход, и тогда можно не опасаться за принятые решения.

Читатель. Словом, если я правильно понял, нет плохих средств, как нет и средств, пригодных для всех условий? Надо творчески выбирать, переделывать, приспосабливать.

Автор. Верно. Главное – думать о любом методе так, чтобы понять, что в нем сильное, а что слабое. И выбирать тот, который в твоих условиях обнаруживает именно силу. Не хватай первое попавшееся средство, а рассмотри весь набор и потом приступай к работе. Работа - не спасение утопающего, где важнее всего не потерять время. Работу скорее заканчивает тот, кто предварительно все обдумал. Конечно, древние инки создали сооружения, перед которыми в недоумении останавливается историк. Архимед интегрировал, ничего не зная об интегрировании. Но сознательно используя метод, понимая его возможности и ограничения, они, несомненно, пошли бы еще дальше, добились большего.

О ЛИЧНОМ И ОБЩЕМ

Читатель. Меня волнует еще один вопрос: не очень ли мы вмешиваемся в сферу личных интересов человека?

Автор. Это важный вопрос. Во время одного из обсуждений первого издания книжки девушка-работница сказала: «То, что говорит автор, возможно, и верно, но кто дал ему право вмешиваться в мою личную жизнь, заставлять меня учитывать время, применять тот или иной прием? Может быть, я счастлива, когда ничего не делаю?»

Я объяснил ей, что поскольку речь идет об отдыхе – ее личное дело, как его проводить. Хотя и тут я советую послушать специалистов: врачей, ученых. Но на работе производительность каждого, его методы – не только личное дело, но и дело всего общества. Из мозаичных камешков наших личных работ складывается картина всей жизни нашего учреждения, города, страны.

Если ты считаешь, что никто не должен вмешиваться в твою работу, то это значит, что ты не интересуешься общими итогами коллективного труда или хочешь получить долю из результатов, добытых коллективом, сохраняя за собой полную свободу действий. То есть пусть рационализируют свой труд и эффективнее работают другие! Это или анархизм, или эгоизм. Поэтому, если хочешь личных успехов, – добивайся успехов общих, а для этого примени и к своей работе тот критерий рациональности, который ты хочешь видеть в делах страны. Только так можно логично рассуждать, если не выделять себя из общества и не противопоставлять себя другим. Если не стремиться жить за счет других.

Читатель. Выходит, что не только общественные, но и личные интересы заставляют рационализировать свою жизнь, свою работу?

Автор. Верно. И я хотел бы, чтоб моя книга помогла это сделать. Графики, карточки, еженедельники – не просто «бумажки». «...Письменности призрак неприкрытый всех тиранией буквы подчинил», – сказал Фауст Мефистофелю.

Но бумажка бумажке рознь. Тейлор говорил, что рост количества «непроизводственных работников» по отношению к числу производственных означает рост экономии, если... если «непроизводственные» все время заняты выполнением действительно нужных функции. Увеличение числа «бумажек» за счет появления карточек не только не будет канцелярщиной, но и окажется ее смертным врагом, если эти карточки сокращают пустую трату времени и сил.

Надо брать пример с Ленина. Он воевал с бумаготворчеством и в то же время требовал, чтобы умели правильно составлять бумаги. Он-то знал, что умело составленный документ экономит время, а плохая бумага – это камень, рождающий лавину «дополнений» и «разъяснений».

Конечно, можно любое дело свести к абсурду. И личную рационализацию тоже. Посмотрите на столы во многих учреждениях – каких только блокнотов и папок там нет! Это как раз такое разнообразие, которое хуже всякого однообразия. Если люди действительно стремятся к рационализации, вряд ли в одном отделе будет собран весь арсенал средств, выпускаемых промышленностью. Получится такая пестрота, которая говорит не о творческом, а о случайном подходе к технике личной работы.

Культуру, рационализацию надо внедрять с обеих сторон: и аппарат управления – потребитель должен быть требовательным, и промышленность – поставщик должна прививать вкус к эффективным средствам организации личного труда.

Читатель. Словом, не всякая самодеятельность и творчество полезны. Иногда надо сверху внедрять стандартное, но наиболее эффективное изделие.

Автор. Конечно. Важнейшее преимущество централизованной, плановой экономики – возможность не эмпирически, не ощупью найти лучший вариант, а заранее его рекомендовать.

И все же я еще раз в заключение хотел бы напомнить о необходимости самому конструировать правильную организацию своего труда.

Известный теоретик военного искусства Клаузевиц, заканчивая курс лекций по военному делу, сделал важное заключение: если теория что-то и советует, то мы предоставляем самому полководцу делать выбор в меру своего собственного мужества, своей предприимчивости, своей веры в силы. А потому делайте свой выбор в меру своих внутренних сил, но помните, что великим не сделался ни один полководец, лишенный дерзновения.

Главное требование к рационализатору – творческий подход к работе, результатом которой является повышение эффективности его труда сегодня, сейчас, на своем рабочем месте. И разумеется, его поиск должен быть постоянно устремлен в будущее.

«Рационализация – это битва настоящего с будущим – писал журнал «Техника управления» в 1927 году. – Кто видит только настоящее, тот никогда не двинется вперед. Кто видит только будущее, никогда не приблизится к нему. Рационализатор тот, кто видит будущее и настоящее и прокладывает мост между ними».

Техника личной работы – один из таких мостов. Кто научится управлять собственным временем и организовывать свое рабочее место, тот научится рационально организовывать и завод, и учреждение и, можно сказать, научится по-настоящему управлять обществом.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация