ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

«Паук совершает операции, напоминающие операции ткача, и пчела постройкой своих восковых ячеек посрамляет некоторых людей-архитекторов. Но и самый плохой архитектор от наилучшей пчелы с самого начала отличается тем, что, прежде чем строить ячейку из воска, он уже построил ее в своей голове». (К.Маркс, Ф.Энгельс. Соч., т. 23, с. 189). Планирование – важнейшая черта человеческой деятельности, один из характерных признаков труда.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ

Планирование личной работы – чрезвычайно сложная область научной организации управления. На личную работу влияет очень много факторов, причем роль и значение их для своей деятельности разные люди оценивают по-разному. Выделить среди всей массы факторов общеобязательные, общепризнанные – дело очень трудное.

Все же можно сказать, что основу организации личной работы составляет общая организация всего личного времени. Она требует разработки определенного постоянного плана жизни – режима.

Что такое режим? Это общая схема главных бытовых этапов. Режим – это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в себя основные процессы жизни: работу, питание, туалет, отдых и т. д. Режим – это организация среды соответственно твердо принятому разделению суток. Режим – это автоматизация жизни, приспособленной к определенному порядку.

Смысл и мудрость режима в том, что человек, подчиняющийся ему, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для всего выделено время и все будет сделано в срок. Окончательно и твердо определена очередность работ и жизненных процессов, и не надо время от времени мучительно думать: а что же делать сегодня вечером? Что более всего важно из того, что еще не сделано? А успею ли сделать остальное? Режим позволяет избежать периода «раскачки», так как и сон, и аппетит, и желание работать приходят в определенное время по привычке, сами собой.

Режим надо строить на основе глубокого изучения общечеловеческих и индивидуальных (физиологических и психологических) закономерностей и особенностей жизни. Тут много различных точек зрения у специалистов, даже, например, в вопросе о том, когда работа более продуктивна – по вечерам, утром или в середине дня. Поэтому конкретные рекомендации различных специалистов по научной организации труда в этой области противоречивы. Для разбора интересующей нас технической стороны планирования достаточно остановиться на общих принципах планирования.

В основе режима должно лежать выделение времени для выполнения главной человеческой обязанности – работы. Обычно это время выступает как данное, принятое в том учреждении, где человек работает. Научная организация труда установила, что общее время работы должно включать в себя и периоды небольшого отдыха, а также перерыв для обеда. При старых формах управления считалось необходимым все время работы обязательно занять деятельностью; состояние отдыха в период работы считалось бездельем и наказывалось как серьезный проступок. Но ведь человеческий организм физиологически не в состоянии постоянно находиться в напряжении, поэтому люди умудрялись отдыхать во время работы, притворяясь работающими. Эта система является следствием неправильной организации труда.

Плохой начальник следит за тем, чтобы никто из подчиненных не сидел задумавшись, «без дела», но так как непрерывно контролировать, чем занят работник, он не может, то практически требует внешней видимости работы. Работники и сами это знают. Зайдите в иное незнакомое учреждение. Если вы не похожи на потенциального просителя, то в отделе сразу прекращаются все разговоры и стимулируется «бурная» деятельность: все сидят, уткнувшись в дела, и что-то пишут. Люди считают, что их занятость будут оценивать как раз по этой видимости.

Это тоже наследие старого, ненаучного подхода к организации управления. Настоящий руководитель никогда не будет оценивать работника, его занятость по тому, сидит ли он и думает или сидит и непрерывно что-то пишет. Хороший начальник должен представлять объем работы и необходимые усилия для ее выполнения, и только по выполненной работе оценивать, достаточно ли занят работник.

Научная организация рабочего времени требует правильного чередования в течение рабочего дня периодов труда и небольших пауз, предполагает перерыв не только на обед, но и для отдыха.

Кроме того, при планировании личной работы надо учитывать особенности умственной деятельности человека.

Мышцы отдыхают, когда человек прекращает сознательную волевую деятельность. Мозг имеет очень мощную инерцию, он работает и после решения прекратить работу. Ночью, во сне, во время ходьбы – после сдачи экзамена, публичного выступления – нагрузка не снимается: мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает дефекты собственного выступления – словом, продолжает свою непрерывную деятельность. Заводской гудок о прекращении работы – хороший сигнал для мускулов, но у него слишком мало сил для руководства деятельностью мозга. При глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за выполнение своих обязанностей работа помимо собственной воли человека фактически продолжается 12-14 часов, а то и больше.

Эту особенность умственной деятельности нужно учитывать при организации личной работы. Надо правильно определить очередность различных ее видов, продолжительность, чередование в течение дня сложных, напряженных и простых, неответственных действий, и многое другое.

При планировании личной работы надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Недремлющие армии – это не более как красивая аллегория. Выдающийся командир Советской Армии С.М. Буденный прекрасно понимал необходимость целительного сна и в ответственнейший для судеб революции переломный период боев с белогвардейцами разрешил своим конармейцам, утомленным бессонными днями и ночами, проспать непрерывно 4 часа, чтобы затем обрушиться на противника со свежими силами.

И сейчас, однако, многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Правильно заметил в одной из своих лекций специалист по организации управления В. И. Терещенко, что целью многих работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм. Еще А. Файоль относил умение поддерживать здоровье в хорошем состоянии к одному из главных качеств руководителя и по значению ставил его рядом с таким фактором, как талант и способности. Только непониманием этих азбучных истин теории управления объясняется встречающееся у нас до сих пор варварское отношение к своему и чужому здоровью.

При планировании личной жизни следует учитывать необходимость культурного развития. Если я встречаю в доме отдыха группу хозяйственников, убивающих все время за преферансом или домино, то не могу поверить, что они являются подлинными творцами и новаторами в своей работе. Театр, поэзия, книги, прогулка в лесу, общение с природой, экскурсия – это не только не «преступная кража времени» у дела, а, наоборот, ценнейшие помощники в деле. Кто отстает в культурном росте, тот рано или поздно будет отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производственном плане.

Мы знаем десятки очень добросовестных, добропорядочных работников, добровольно загнавших себя в кабалу якобы ради интересов службы, по горло увязших в работе, оторвавшихся от культурной жизни страны. И в конце концов они неизбежно оказываются негодными работниками в своей области, той самой, ради которой они забросили все остальное.

При современном разделении труда каждый становится высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опасность: постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение вещи, события. Поэтому, оттачивая технику работы, надо все время помнить и о гармоничности развития.

Во время беседы со студентами МГУ академику П. С. Александрову был задан вопрос: «Можно ли быть совершенно некультурным человеком, но гениальным ученым?» – «Гениальным – вряд ли, – ответил академик. – Можно быть крупным ученым в редких случаях, но эти случаи, по-моему, достойны сожаления».

Надо чаще задумываться над мудрыми словами Чарльза Дарвина: «Я почти потерял художественный вкус к картинам и музыке. Мой разум, кажется, превратился в какую-то машину, обобщающую множество фактов в непреложные законы. Если бы я мог начать свою жизнь сначала, я бы взял себе за правило по крайней мере один раз в неделю читать какое-нибудь поэтическое произведение или слушать хорошую музыку. Потому что, может быть, тогда бы мне удалось сохранить благодаря постоянной деятельности атрофированные сейчас части мозга. Утрата восприимчивости к подобным вещам – утрата счастья; возможно, что она вредно отражается на интеллекте, и во всяком случае она приносит непоправимый ущерб развитию нравственной личности человека, ослабляя эмоциональную ее сторону».

Эти и многие другие положения науки организации управления определяют принципы планирования личной работы.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЛ

Простейшее техническое средство на первом этапе планирования работы – это ведение постоянного расписания дел. Вместо хаотической работы по памяти все предстоящие дела записываются в специальный блокнот. В зависимости от типа выполняемых работ это расписание будет для оперативных работников одно, для руководителей – другое. Особенно полезно вести расписание тогда, когда приходится заниматься большим числом не чередующихся изо дня в день дел.

Форма записей может быть произвольной. Лучше вести их на страницах небольшого блокнота и вырывать страницы, заполненные записями уже выполненных дел. Например, можно использовать такую форму:

Дата	Дело	Срок	Исполнитель	Примечание
25.01	Отвезти доклад в трест	до субб.	КМВ	Перерыв с 14 до 15. Тел. 156-94-27

Таким расписанием я вполне обходился, когда был студентом и когда общее количество выполняемых дел, в том числе и бытовых, было невелико. Сейчас я прибегаю к такому расписанию лишь в экстренных случаях: например, составляю список того, что надо сделать перед отъездом в отпуск, и постепенно вычеркиваю уже выполненное, или список дел при подготовке к празднику, при поездке в другой город. Так как дела и нагрузки носят дифференцированный характер, то полезно также детализировать и расписание работ.. Простейший способ детализации – вести два расписания, иметь два списка: один – постоянных занятий, другой – текущих дел. Выделение постоянных дел необходимо потому, что обычно время их выполнения, сроки, объем и т. д. уже четко фиксированы. Постоянными дела являются, конечно, только с точки зрения человека, составляющего расписание. Для одного ежедневная «оперативка» у начальника постоянна, для другого вызов на нее – чрезвычайное событие. Текущие, разовые дела часто, бывает, не привязаны к конкретному сроку: встретиться завтра, позвонить денька через два, зайти как-нибудь и т. п. Их следует записывать в другой список и вычеркивать по мере выполнения.

Постоянные дела – это своего рода карта, на которую нанесены основные ориентиры распределения времени. Это первый справочник на рабочий день, своего рода напоминатель. Лучше составлять расписание постоянных дел не сразу, а через неделю или месяц после начала работы на новом месте, после отпуска, каникул, длительной командировки и т. д.

После того как составлено расписание всех ваших дел (постоянных и периодических), надо переходить к основному этапу планирования времени – распределению фонда времени, т. е. к привязке различных дел к конкретным срокам выполнения.

При этом надо учитывать сроки выполнения постоянных дел, сочетая их с распределением времени других сотрудников учреждения (руководителей и подчиненных), членов вашей семьи, если речь идет о внерабочем времени, и т. д. Распределять время особенно важно и ответственно для тех работников, которые не имеют стандартных, повторяющихся изо дня в день работ. Объем постоянных дел у них невелик, а основная обязанность состоит в выполнении разнообразных заданий.

Наиболее часто встречающийся прием распределения времени в наших учреждениях – записи на листках перекидного календаря. По непонятным причинам этот способ не только распространился, но и стал зачастую единственным, хотя как техническое средство распределения времени перекидной календарь малопригоден. Тот, у кого много дел, прекрасно знает его недостатки.

Календарь пригоден и полезен тому, кто работает почти не выходя из-за стола, чьи обязанности заранее фиксированы и какие-либо экстраординарные, нестандартные дела возникают редко, являются своего рода событием. Для него календарь – главное средство информации о текущем числе, а внизу есть свободное место для записи чрезвычайных дел.

Перекидной календарь родился из обычного отрывного календаря и был для такого рода работников вполне приемлемым средством распределения времени. Но как основное, а тем более единственное средство распределения времени это совершенно непригодный инструмент. Он не более пригоден для этих целей, чем палочка для замены всех столовых приборов.

Нашими и зарубежными организациями выпускаются многочисленные разновидности календарей-книжек. В них для каждого дня выделена .или целая страница, или ее часть. Они отличаются от «перекидки» тем, что их можно носить с собой. Есть в них и другие удобства: часто они совмещаются с телефонной книжкой, с блокнотными страницами для записи. Хорошо продуманные книжки имеют специальную закладку для выделения сегодняшнего числа или для этой цели на каждой странице есть отрывающийся уголок. В остальном они имеют те же неудобства, что и перекидные календари.

ГРАФИКИ

Недостаток всех описанных выше средств – отсутствие указания на продолжительность намеченных дел, вследствие чего не исключено, что последующая работа будет «наступать на пятки» предыдущей, хотя они и не записаны на один час. Приходится в голове прикидывать: а когда же закончится заседание, записанное на 11 часов, и на какое время следует назначить следующее мероприятие или встречу? Все виды календарей не приспособлены также для отражения постоянных дел, для которых приходится вести отдельный список.

Для учета постоянных дел и отражения их продолжительности удобнее всего графики.

Наиболее пригодны своеобразные комбинации таблиц и графиков, известные под названием «графики Ганта». Сущность их состоит в том, что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, помещения – словом, объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни и т. д. Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями другого типа отмечают фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством контроля. График строится на бумаге или лучше на плотном картоне. Размеры графика определяются его содержанием. Обычно бывает достаточно стандартного бумажнаго листа для пишущей машинки. Его можно вкладывать в еженедельники, перекидной календарь или прикреплять к столу, он как бы дополняет упоминавшиеся выше средства организации времени.

Сначала в график вносят дела, намеченные в расписании постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц, встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний, обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно отмечать в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не записывать, а отмечать какими-либо условными знаками или теми условными обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.

По возможности надо стремиться выделить периодические работы, имея при этом в виду, что многие из них, обычно выполняемые как непериодические, у хорошего организатора личного времени легко превращаются в постоянные. Например, полезно выделить часы (по отдельным дням) для чтения специальных журналов, для чтения художественных журналов, для чтения газет, посещения кино и т. п. Это поможет регулярно просматривать литературу, заранее заказывать билеты и т. д.

Так получается график постоянных дел (см. рис.). В свободные места этого графика вполне можно заносить и ряд сведений нерегулярного характера, особенно такие, которые требуют многодневной предварительной подготовки: доклады, лекции, отчеты, заседания. Ежедневно, придя на работу, следует отметить крестиком текущий день. График при этом превращается, по существу, в календарь с указанием часов, он очень удобен.

График постоянных дел
	пн	вт	ср	чт	пт	сб	вс
9-10
10-11
11-12	ИАН/НПВ
12-13
13-14
14-15		зам.
15-16
вечер

Условные обозначения
	обед	ИАН	Иванов А.Н.
	заседание	НПВ	Николаев П.В.
	прием посетителей	зам.	Отчет.
...	...	...	...

За несколько дней до начала нового месяца заготовляется новый график и делаются пометки о делах, намечающихся на будущий месяц. Если заготовленного графика еще нет, временно можно делать пометки на полях старого, с тем чтобы потом перенести их в новый. Но лучше заранее заготовить достаточное число экземпляров бланков соответствующей формы.

Заполненные графики следует хранить в особой папке (за весь текущий год), они очень полезны как отчеты о проделанной работе, для анализа собственной деятельности, получения выводов о загрузке и т. д., если не проводится особого учета времени.

Недостатком графиков является небольшое поле для записи дел. Обычно квадраты делаются небольшие, так как иначе общее поле графика резко увеличится и он станет неудобным. Преимущество графика - наглядность загрузки в течение всего месяца, четко отмеченные постоянные дела.

Удобно комбинировать график с каким-либо другим средством организации времени – еженедельником, календарем-книжкой и т. п., в зависимости от условий работы. Например, я долгое время вполне обходился графиком на месяц и еженедельником.

Чтобы легче было в случае надобности переносить невыполненные дела на графике, все записи лучше делать карандашами и отмененные мероприятия стирать. Для людей, у которых задания меняются редко, графики очень удобны даже и при отсутствии всяких других средств. Во всяком случае, они значительно удобнее «перекидки».

Как легко заметить, и графики, как техническое средство организации времени, не решают проблему планирования не привязанных к срокам дел и далеки от идеала, когда речь идет о невыполненных делах, так как их приходится и стирать, и переписывать на новые дни. Поэтому параллельно всем этим средствам приходится вести расписание «бессрочных дел», а потом вписывать их в графики, еженедельник и т. п., периодически просматривая это расписание. Радикальное решение проблемы дает описанная ниже картотека оперативной работы.

Тем не менее указанных средств (в различных комбинациях) вполне достаточно для удовлетворения запросов значительного круга работников. Удачна, например, комбинация – график плюс календарная книжка. График дает общую картину, а в книжке ведутся подробные ежедневные записи. Следовало бы наладить выпуск таких книжек с заранее отпечатанными графиками на каждый месяц. Хорошо бы иметь в книжке по два экземпляра графика, причем один отрывной, для размещения на рабочем столе. Тогда в график можно было бы заносить только ссылки на книжку, в которой делана подробная запись. Заполнение таких заранее аготовленных графиков занимает мало времени.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ В ТЕКУЩЕЙ ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЕ

В практике большого числа работников аппарата управления обычно бывает очень много дел, которые не привязаны к определенным срокам в течение дня, или дел, которые нельзя сразу привязать к какому-либо числу, хотя и известно, что их надо сделать в течение недели, декады, месяца. Часто приходится переносить дела с одного дня на другой потому, что их не удалось почему-либо закончить. Например, оперативный работник должен был в течение дня провести 5-10 телефонных переговоров, но кое-кого он не застал, кое-кто сразу не ответил, а попросил позвонить завтра с утра и т. д. Кроме того, работнику обязательно надо в течение дня съездить на два предприятия, а еще два желательно посетить сегодня или в ближайшие дни и т. д. Все эти работы трудно включить в график, так как одни придется часто переписывать на другие дни, другие же лишь условно можно записать на какой-то час (ведь безразлично, поговорите ли вы по телефону в 11 или в 12 часов, вы сделаете это, когда освободится время), третьи вообще негде записать. Словом, сам характер работы зачастую делает малоэффективными описанные выше технические средства планирования времени.

Для таких работ создано значительное количество технических средств, предназначенных для рационализации распределения времени. Одно из них – картотека оперативной работы, подробно описанная Н. Г. Левинсоном. Помимо распределения времени она служит и для оперативных взаимоотношений в ходе работы.

КАРТОТЕЧНАЯ СИСТЕМА

Материальной основой этого метода служит картотечная система, которая по принципам своей организации, простоте и удобству как нельзя лучше соответствует идеям научной организации труда.

Со времени Тейлора в основе всякой рационализаторской деятельности лежат: расчленение работы, предмета, явления на составные части; устранение излишних с точки зрения конечного результата звеньев; оптимальное сочетание оставшихся составных частей. Карточки очень приспособлены для фиксации этих составных частей, сортировки, классификации, устранения ненужного, рационального сочетания оставшегося. Они применяются поэтому в самых различных областях знания. Техника простейшего варианта картотечной системы несложна. Каждая отдельная запись – по отдельному вопросу, лицу, работе производится обязательно на отдельной карточке. Карточка – это листок бумаги, размеры которого могут быть различными в зависимости от среднего объема записей.

Для хранения карточек, заполненных и чистых, используются специальные ящики-картотеки. Ширина и высота картотеки зависят от формата картонок, а длина определяется предполагаемым количеством карточек и требованиями удобства в работе; при длине ящика в 10 см можно хранить до 500 карточек.

Чтобы отделить различные группы карточек, вовсе не обязательно для каждой из них заводить особый ящик. Это можно сделать и в одном ящике с помощью специальных карточек-разделителей, которые вырезают из более плотной бумаги. Лучше иметь комплект разделителей разных цветов. От обычной карточки разделитель отличается и по форме: над верхним срезом имеется особый выступ, который называют «тебом». Удобнее выступы на комплекте разделителей располагать не в одном месте, а вдоль всего верхнего среза карточки. Выступы разделителей используются для надписей или для наклейки уже заготовленных ярлычков с надписями.

Такие картотеки используются и в оперативной работе, да и во многих других областях личной работы и умственного труда.

Мы остановимся на применении самой простой картотеки, какую сможет сделать каждый, используя подручный материал.

КАРТОТЕКА ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЫ

Для планирования и распределения времени в процессе оперативной работы можно использовать описанную выше простейшую картотеку. Наиболее удобен формат карточек 74Х105 мм. Соответствующего размера должен быть и ящик. Картотеку можно хранить в одном из ящиков письменного стола. Карточки также можно нарезать самому из обрезков бумаги или использовать оборотную сторону машинописных листов, содержащих уже никому не нужный текст. Запас карточек хранить в конверте. Для карточек очень удобно использовать листки отрывного блокнота соответствующего формата. Блокнот можно всегда иметь с собой и вне служебного помещения – в дороге, на заседании. В крайнем случае можно соединить скрепкой комплекты – по 10-15 карточек, получив своего рода блокноты.

Картотека состоит из четырех отделов:

Календарные задания.
Задания, не отнесенные к определенным датам.
Отдельные лица.
Запас чистых карточек разных цветов.

Первый раздел – «Календарные задания» – содержит 31 картонный разделитель, на выступах которых написаны цифры от 1 до 31. За каждым разделителем кладутся карточки, на которых сделаны короткие записи дел с точной фиксацией исполнения.

Те карточки, на которых сделаны записи о делах, срок выполнения которых еще не определен, помещаются во второй отдел картотеки. В нем имеются четыре раздела: неделя, месяц, квартал, будущее. За первый разделитель помещают карточки, содержащие отметки о делах, к которым необходимо вернуться в течение недели; за второй – к которым надо вернуться в течение месяца; за третий – в течение года. За четвертым разделителем помещают карточки с записями дел и вопросов, о которых следует подумать на свободе, о нужных книгах и т. п.

Чтобы регулярно, например еженедельно, просматривать карточки второго отдела, необходимо в первом отделе картотеки помещать за соответствующими числами сигнальные (лучше цветные) карточки с надписью: «Просмотреть карточки второго отдела».

В третьем отделе необходимо иметь столько разделителей, сколько лиц находится в постоянной деловой связи с работником, ведущим картотеку. В качестве лиц можно рассматривать, как принято в юридической практике, и отдельные организации. В первую очередь надо выделить сотрудников, подчиненных, непосредственных начальников.

На каждом разделителе записывается фамилия, имя, отчество лица, название учреждения и обязательно телефон и адрес. В необходимых случаях записываются другие сведения: домашний адрес и телефон, график работы, время отпуска. Записываются и сведения о том, где и когда можно найти данное лицо в течение недели.

В четвертом отделе хранится запас чистых карточек, чтобы зря не тратить листки блокнота, сброшюрованные карточки и не держать на столе блокнот. Здесь же хранятся карточки разных цветов и запасные разделители.

КАК РАБОТАТЬ С КАРТОТЕКОЙ

Необходимо, чтобы на отдельной карточке была запись, относящаяся только к одному делу. По возможности надо записывать все предстоящие работы, какими бы мелкими они ни были. Ведь вовсе не обязательно обременять свой ум запоминанием таких дел. Человек для того и изобрел письменность, чтобы освободить ум для творческой работы. Вряд ли можно считать добродетелью то, что работник помнит десятки телефонов, – у него в голове остается меньше места для более существенных вещей. Возможности мозга ограничены, и, занимая его формальными сведениями, мы сокращаем то поле, которое можно использовать для творческой работы. Поэтому точная память на формальные вещи нужна работникам лишь некоторых профессий, например разведчикам. Конечно, не надо подражать некоторым ученым, которые славились своей феноменальной рассеянностью в бытовых вопросах. Вряд ли при такой рассеянности можно быть организованным человеком и в своей специальной области (разве что она не требует организованности по своему содержанию). Идеалом должен быть не человек-телефонная книга и не человек-адресный стол, а человек творческого ума. Поэтому надо приучить себя записывать все формальные сведения, чтобы непроизвольно не перегружать свой ум.

На карточках, вкладываемых в первый отдел, надо обязательно записывать дату, чтоб при случайном выпадении листка не испортить дело, забыв дату. Записи должны быть экономными и лаконичными. Чаще всего в виде краткого напоминания, особенно если речь идет об известном деле.

Но в то же время лаконичность не должна превращаться в письмена майя, для расшифровки которых понадобятся электронная машина или методы кибернетики. Ведь не все обладают сообразительностью Остапа Бендера, который по газетному объявлению Васисуалия Лоханкина «Сд. пр. ком, в. уд, в. м. од ин. хол.» понял, что речь идет о прекрасной комнате со всеми удобствами, с видом на море, сдаваемой одинокому интеллигентному холостяку.

О служебных делах следует делать более подробные записи, чтобы в случае вашего отсутствия по болезни и другим причинам эти записи понял замещающий вас сотрудник. Нередко именно полная неразбериха в делах, записях, в содержимом рабочего стола делает «совершенно незаменимым» работника, обязанности которого элементарны и вполне могут быть выполнены любым другим сотрудником. Наблюдая за состоянием дел в деканатах Московского университета, ученом совете и т. п., я не раз думал о том, что вольно или невольно некоторые работники из-за собственной неорганизованности создают иллюзию своей незаменимости. Случалось, что целый факультет ждет неделю-две, пока выйдет на работу технический секретарь ученого совета, так как руководители в свое время не научили и не потребовали от него соблюдения такого порядка в делах, чтобы любой лаборант разобрался и в столе и в папках за час-два. Я был свидетелем того, как один аспирант более месяца сидел без прописки и общежития в Москве только потому, что представление о зачислении его в аспирантуру лежало в министерстве, ожидая возвращения из отпуска инспектора, в бумагах которого никто не мог разобраться.

Ежедневно, придя на работу, прежде чем приступить к какому-либо делу, надо просмотреть все карточки, лежащие за сегодняшним числом, сгруппировать их в предполагаемой последовательности выполнения и поместить впереди первого отдела. Вечером карточки с записями о выполненных делах возвратить за карточку, помеченную этим числом, а невыполненные распределить по новым датам. Если за сегодняшним числом стоит сигнальная карточка – просмотреть отдел второй.

После того как задание выполнено, карточку можно уничтожить. Но лучше сделать на ней отметку о выполнении и в специальном ящике хранить в конвертах месячные комплекты таких карточек, а так как на них есть числа, то получится очень полезный и исключительно полный архив. Использовать его можно по-разному: для анализа своей работы, составления разного рода отчетов, получения справок и т. п. Если на карточке стоит несколько дат, то это будет означать, что выполнение дела или откладывалось, или на него было затрачено несколько дней.

Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить даты выполнения, надписать эти даты в переставлять карточки в первый отдел. Если еще нельзя определить точный срок, то карточку оставляют во втором отделе до следующего просмотра. Сигнальные карточки лучше помещать дважды в неделю, например по понедельникам и четвергам. Надо стремиться перенести карточку из тематического плана в календарный.

В карточку можно включать не только эпизодические разовые задания, но и постоянные. Для этого кубики и треугольники с графика постоянных работ надо увеличить до размеров карточек разных цветов (чтобы отличить постоянные дела от разовых). Например, еженедельно в понедельник доклад у руководителя в 11.00. Заготовляем карточку, положим, красного цвета с соответствующей надписью и ставим ее на ближайшее число месяца, соответствующее понедельнику. После того как этот день прошел, переставляем эту же карточку на другой понедельник и т. д. Такие же карточки заготовляются для всех постоянных дел. Операции с карточками постоянных заданий напоминают манипуляции с сигнальными карточками-напоминателями. Для наглядной картины загрузки месяца рядом с картотекой полезно иметь и график.

Если надо работу делать ежемесячно, но точная дата ве установлена а дается своего рода «вилка», можно иметь и такие карточки: «Ежемесячно, 20, не позднее 25, представить отчет». Эту карточку ставят за разделитель с цифрой 20 и передвигают, пока работа не будет выполнена. Карточки такого рода тоже лучше делать цветными. Это нечто среднее между постоянным заданием и не привязанным к определенному сроку делом. На постоянных карточках регулярно делаются отметки о каждом выполнении (например, о каждом состоявшемся заседании). Это нужно для учета работы.

К карточкам третьего раздела следует обращаться в том случае, когда:

1) пришел (или позвонил) человек, фамилия которого стоит на одном из разделителей;

2) при письменном обращении к нему или перед предстоящим телефонным разговором;

3) перед посещением одного из указанных лиц или при случайной встрече с ним (если картотека с собой).

Естественно, что все сказанное выше относится и к организации, занесенной в этот отдел.

За прокладки третьего отдела целесообразно помещать так называемые «карточки заданий» специального формата.

Задание No_____

Кем дано		Кому дано
Когда дано	Срок выполнения	Когда получено	Когда возвращено
Содержание задания		Содержание исполнения

Такие карточки следует заготовить заранее. Хорошо сброшюровать их по три со вставленной копиркой. Заполнив три карточки сразу, один экземпляр ставим в первый отдел – к определенному числу, второй – в третий отдел – соответствующему лицу, третий экземпляр лучше передать исполнителю.

Карточки такого формата можно отпечатать заранее в типографии для всего учреждения. При этом следует учесть, что на них можно записывать и другие дела, например заметки о телефонном разговоре, поэтому они могут служить для всей картотеки.

Очень важен вопрос о том, следует ли носить картотеку с собой. Если она небольшая и вмещается, например, в папиросную коробку или портсигар, то целесообразно. Если же велика, то надо всегда иметь с собой комплект чистых карточек, чтобы заполнять их по мере возникновения дел и потом помещать в картотеку.

Карточки, относящиеся к числам следующего за календарным месяца, собираются в конце первого отдела и распределяются в картотеке в первый день нового месяца после извлечения карточек с выполненными делами. При умелом использовании картотека заменяет почти все другие средства распределения и планирования времени. Единственный ее недостаток – отсутствие наглядности – можно компенсировать, заведя какой-либо график.

Надо привыкнуть иметь при себе карточки и сразу все записывать: вам ли дано задание или вы его даете.

Фиксировать на карточках надо все дела, чтобы не хранить в записной книжке дополнительные записи.

Надо правильно помещать карточки за разделителями картотеки.

Надо своевременно просматривать карточки и на сегодня, и в других разделах картотеки.

На собрании, в кабинете у начальника -нигде не стесняйтесь сразу записывать задания на карточки.

Картотека – очень удобное средство, но она значительно сложнее других, и для ведения ее требуется больше времени. Поэтому вести ее следует только при действительной потребности в этом, а в других случаях обходиться более простыми средствами.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90