ТЕХНИКА УЧЕТА И АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ

С экономией времени дело обстоит так же, как и с экономией денег: первый шаг – наладить тщательный учет каждой траты. Вести такой учет – утомительное занятие. Но проверить твердость своего решения организовать время можно именно на готовности вести будничный, тривиальный учет, а не на составлении заманчивых планов будущих занятий.

Учет вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана. Недаром еще Фрэнсис Бэкон говорил: «Мы столько может, сколько знаем. Знание- сила».

Содержание и методы учета зависят от целей, которые ставятся перед организацией времени. Примерно можно выделить учет рабочего времени и учет всего времени (включая бытовое). Рабочее время настолько ответственное дело, что его изучать интересно и важно не только самому работнику, но и его руководителям, организаторам. Поэтому к изучению рабочего времени можно привлечь специалистов или с их помощью организовать самоучет. Бытовое время и бытовой труд проходят в гораздо более тяжелых условиях. Не кончая одной работы, переходишь к другому делу, потом к третьему, возвращаешься к первому и т. д. Учет тут, естественно, чрезвычайно труден, но и в быту экономия времени крайне важна, так как она тоже обеспечивает человека самым главным богатством – свободным временем.

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учета и лишь через две-три недели переходить к более детализированному. Сразу начать подробный учет – это почти наверняка загубить дело, так как с непривычки скоро устанешь, а потом учет вообще опротивеет. Усталость приходит, к сожалению, значительное раньше, чем получишь, полностью поймешь и по достоинству оценишь результаты учета.

ТЕХНИКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Для учета укрупненных затрат времени вполне пригоден блокнот. Его страницы через копирку легко разграфить в виде простейших таблиц.

Первый шаг в учете времени – составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения. Можно пользоваться сокращенными обозначениями работ, указанных в перечне. Например, писать «дкл» вместо «доклад руководителю». Форма таблиц может быть разной. Например, такой:

No	Содержание работы	Продолжительность	Время начала и окончания	Завершена ли?	Примеч

Так как некоторые работы делаются с перерывами, то графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают. Например: «Составление годового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало 10.11, окончание 10.12». Важно указывать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на будущее.

Каждый новый месяц (а еще лучше неделю) надо начинать с новой страницы блокнота, чтобы легче отделять отрезки времени. Эти блокнотные страницы становятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полугодие, год. Когда их ведешь неделя за неделей, то получается картина собственной работы. Так как записи делаются изредка, по мере завершения больших работ, то ведение блокнота не требует обременительных специальных затрат времени. Форма таблиц и записей может быть и иной, в зависимости от условий работы.

Блокнотная форма применима и для ежедневного учета работы. Обычно берется однодневный период и для каждого дня выделяется одна страница блокнота. Своеобразная закономерность учета: более детальный учет дает более ценные сведения, но требуется больше времени и для ведения учета, и для обработки его материалов. Поэтому к ежедневному учету целесообразнее переходить после того, как вошел в привычку учет выполненных работ. И не просто вошел в привычку, а начал приносить осязаемую пользу, когда чувствуешь, что усложнение учета даст больше выгоды.

КАРТОЧКА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ

Следующий этап учета времени – переход от регистрации выполненных за день работ к сплошному учету рабочего времени.

В 20-х годах учетные карточки, отпечатанные в типографии, выпускались в продажу, их называли «хронокарты». На рис. показана карточка А. К. Гастева. Ее надо иметь всегда при себе и делать соответствующие пометки каждый час, а впоследствии и каждые полчаса. Карточка наглядна. Она дает

No	работа	09	...	10	...	11	...	12	...	13	...	… ... ...	примеч
1	встр. А.И.
2	совещ.
3	отчет П.Н.В.
...	...

полную картину затрат времени в течение рабочего дня. Содержание работы нужно записывать кратко – в соответствии с принятыми в перечне работ обозначениями: нач. (разговор с начальником), совещ. (совещание), и т.д. Рядом с записями делаются отметки, необходимые для последующего анализа затрат времени: П – подготовительная работа, Р – работа по должности, О – растраты времени (ожидание приема и т.д.) и т. п. Такие карточки могут заполняться не только самим работником, но и лицами, изучающими его деятельность.

Как легко заметить, карточка Гастева берет за основу записей каждые полчаса рабочего времени.

Можно еще более детализировать учет и отмечать каждые четверть часа. Но чрезмерная детализация лишь внешне улучшает учет. Он становится громоздким и сложным, наглядность пропадает, требуется много времени, чтобы обработать его результаты.

Конечно, иногда необходим и детальный учет, но его обычно производит не сам работник, а специально подготовленное лицо. Научная организация труда знает много методов учета деталей работы. Во главе их стоит хронометраж, для проведения которого нужны специальные часы. Для изучения еще более мелких деталей работы применяется киносъемочный аппарат. Но для изучения личной работы самим работником достаточно регистрации в карточках с интервалом в полчаса.

Вообще при учете времени надо помнить об основной цели рационализации – получить наилучший эффект с наименьшими затратами. Метод нельзя превращать в самоцель: учет лишь средство для решения основной задачи – сэкономить время. Нельзя доходить до парадоксов и пытаться отмечать каждое свое движение: записи займут больше времени, чем сами движения, и некогда будет работать – учет поглотит все время, какое можно с его помощью сэкономить. Выбор метода учета всегда должен сопоставляться с целями учета, затраты времени на учет – с ожидаемым эффектом.

ТЕХНИКА УЧЕТА БЫТОВОГО ВРЕМЕНИ

Карточка затрат рабочего времени не дает полной картины деятельности человека. Ведь работать приходится порой и в нерабочие часы – дома, на заседаниях, по вечерам. Кроме того, очень важно учесть все затраты времени, изыскать способы увеличить свободное время.

Сначала такие записи ведутся для очень укрупненных отрезков времени личной жизни. Впоследствии, когда привыкаешь, постепенно детализируешь, дифференцируешь операции, подлежащие регистрации. Такая детализация сильно зависит от индивидуальных особенностей человека и его работы. Для одного чтение – отдых, а для другого – работа. Проблема дифференциации – это уже вопросы организации личного труда. Для техники учета достаточно знать, что имеется какая-либо детализация работы. К примеру, приведем такой перечень, составленный одним из специалистов по научной организации труда.

1.Труд обязательный

1. В здании: семинары, лекции, консультации, совещания, комиссии, партработа.

2. Вне здания: партработа, общественные дела, совещания, комиссии и т. д.

II. Труд свободный

1. Вне дома: в редакции, курсы, спорт, экскурсии, выставки, научное кино, библиотеки, магазины, ателье и т. д.

2. Дома: чтение, письмо, физическая работа.

III. Отдых: сон, еда, развлечения (книги, театры и т. д), бездеятельный отдых, туалет.

IV. Непроизводительные затраты времени: неизбежные (поездки на транспорте), устранимые (очереди), неучтенное время.

С этой номенклатурой сразу хочется спорить. Но и то, что предложит любой из нас, тоже вызовет возражения, так как каждый оценивает подобный перечень, исходя из своих специфических условий работы и быта.

С точки зрения техники учета важно, чтобы такой перечень был постоянным, без чего учет просто невозможен. Названия статей надо запоминать и записывать всегда в одной и той же формулировке, лучше сокращенной.

Записывать можно в блокнот или в карточку Гастева, охватывающую все 24 часа. Заполнять ее надо непрерывно. Разные по характеру затраты времени (на работу, отдых, непроизводительные потери) целесообразно вписывать разными карандашами. Применение символических обозначений делает карточку очень компактной. В идеальном случае для учета суточной деятельности достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, которые будут по-разному затушеваны.

Если скомпоновать 30 или 31 такую полоску на одной карте, то получится очень удобная месячная карта затрат времени. Даже беглого взгляда на нее достаточно, чтобы получить общее впечатление о распределении времени по отдельным операциям в течение месяца.

В первый месяц работы с такой карточкой нужно иметь под рукой список условных обозначений и пользоваться им при заполнении и чтении карточки. Этот список напоминает легенду, помещаемую под географическими картами или на первой странице атласа.

Как и номенклатуру, эти обозначения придумывает сам работник, исходя прежде всего из удобства запоминания и дешифровки.

ТЕХНИКА АНАЛИЗА

Учет – это лишь фундамент здания научной организации личной работы, база для анализа затрат времени.

Именно данные анализа лягут в основу оценки нынешнего положения дел с организацией личного времени и послужат для составления будущих планов. Содержание анализа – это область организации личной работы. Там определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат времени на какую-либо работу (например, сколько времени в среднем уходит на поездку до места работы) или для изучения расходования фонда рабочего времени на разные нужды (можно, например, проанализировать структуру и расходование вечерних часов). Анализ обязательно должен охватывать и время отдыха, и бытовое время в целом. Как правило, тот, кто не умеет правильно работать, не умеет правильно и отдыхать. Очень важно проанализировать потери времени и выяснить причины этих потерь.

Сохранились материалы анализа, который я провел после первого месяца работы секретарем по организационным вопросам в комитете комсомола Московского университета в октябре 1957 года.

Оказалось, что почти 60% времени я провел в кабинете. Из этого времени только половина была посвящена встречам и беседам с комсомольцами, а из этой половины 90% затрачено на встречи с секретарями и членами бюро факультетов. С курсовыми работниками, с групкомсоргами я почти не встречался.

Анализ показал, что мое основное занятие составили многочисленные телефонные разговоры, встречи с делегациями, экскурсиями, разбор жалоб и т. п. Все это вполне мог выполнить не освобожденный работник, а любой другой член комитета и даже просто дежурный по комитету комсомолец, при условии хорошо налаженной передачи дел от одного дежурного к другому по вечерам. Из 40% времени, проведенного вне комитета, почти половина опять-таки была затрачена не на посещения факультетов, а на всякого рода заседания – в ректорате, парткоме, высших партийных и комсомольских органах. Словом, своей основной задаче – работе с людьми я посвящал не более 30% времени.

Это типичный пример анализа. Он, как видим, зависел от моих представлений о своей работе. Возможные аспекты анализа безграничны, они определяются целями и задачами организации личного времени. Но нас интересует сейчас техника, в частности техника анализа.

Технические приемы и средства анализа черпаются из арсенала математической статистики и графических методов. Математико-статистические методы основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям номенклатуры работ. Такие данные позволяют преодолеть случайности и увидеть так обожаемую хозяйственниками среднюю цифру затрат времени на ту или иную операцию. А если эта средняя недостаточна, можно учесть и среднее квадратическое отклонение, дисперсию и т. д. Элементарным подсчетом определяется удельный вес затрат в общем фонде, что сразу дает ясную картину, которую не удается увидеть, если приведены лишь часы и минуты. Одно дело: потери – один час, другое дело: потери – 15% всего времени.

Усложнение анализа требует применения более сложных математических методов. Но для элементарного анализа достаточно знания арифметики.

Результаты статистической обработки данных можно представить в виде таблиц. Например, дать номенклатуру операций, а сбоку указать затраты времени и их удельный вес в общем фонде времени. Можно данные анализа представить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Сложность их зависит от сложности производимого анализа. Графики можно делать цветными.

Как видим, технические средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует при анализе увлекаться и превращать его в самоцель, затрачивая на него больше времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожидаемого эффекта. Всегда следует помнить, что доброкачественность анализа определяется доброкачественностью учета и полученных им данных. Без анализа учет напоминает морскую воду, которая содержит золото в малодоступном виде. Данные анализа исключительно важны для преобразования личного времени.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90