О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


30-31 мая 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2019 г.

Информация

Публикации

 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Контрольная таблица: как правильно проводить совещание

Совещания не родили ни одной великой мысли, но похоронили некоторое число идиотских.

Фрэнсис Скотт Фицджеральд

Большинство менеджеров тратят большую часть времени на совещания. Совещание, это слишком широкое понятие, это может быть беседа с коллегой и большая пресс конференция, на которой ожидается появление главы компании. Но правила успешного проведения совещания могут быть применены в любой ситуации. Мы можем разбить эту процедуру на этап до совещания, во время совещания и после совещания, так как все совещания включают подготовку, выполнение и подведение итогов. Спросите себя:

ДО СОВЕЩАНИЯ
1Каковы мои цели? Вы надеетесь получить информацию, принять решение или ищите новые идеи? Для всего требуется подготовка. Подумайте и выпишите одно или два предложения, описывающие желаемый исход совещания.
2А нужно ли мне это совещание? Многие совещания создают больше проблем, чем решают и являются потерей времени. Участники чувствуют, что ничего не достигли. Часто вопросы или решения, рассматривающиеся на совещаниях, могли бы быть решены один на один или исполнителями как приказ. Даже стандартные совещания, проходящие по расписанию, если менеджер считает, что время участников может быть с пользой потрачено для решения других проблем.
3Обеспечил ли я участников четкой повесткой дня? Повестка дня это не только подготовка, она помогает вам установить порядок обсуждений, который наилучшим способом позволит достигнуть вам ваших целей. Иногда лучше рассмотреть сначала трудные вопросы, особенно если они требуют решения на свежую голову. Иногда их лучше оставить на конец дискуссии.
4Определил ли я ключевые фигуры? В общем можно сказать, что серьезные люди не любят сюрпризов. Если они чувствуют себя зажатыми в угол, они вряд ли захотят с вами сотрудничать. Разговор с глазу на глаз до совещания может заставить вас пересмотреть вашу повестку дня или укрепит ваши убеждения.
5Обеспечил ли я участников заранее достаточным количеством информации? Часто много времени уходит на то чтобы «раскачать» людей. Если все исходят из одной и той же информации группа скорее достигнет консенсуса и примет решение.
6Продумал ли я возможные возражения? Старайтесь не попасться в ловушку, если будет затронут важный вопрос, о котором вы не подумали. Часто опрос участников до совещания помогает избежать этой проблемы. Если вы знаете, что некоторые участники собираются что-то противопоставить вашим целям и предложениям, будьте готовы доказать, что вы предполагали такого рода возражения, и объяснить, почему ваше предложение является более приемлемым.
7Есть ли у меня поддержка «наверху»? Прежде чем готовиться к совещанию, убедитесь, что ваше начальство поддерживает ваши предложения.
ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ
8Суммируйте промежуточные результаты. Суммирование результатов поможет свести к минимуму отклонение от темы и отвлеченные рассуждения.
9Дайте каждому высказаться. Даже если участники совещания имеют в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Каждый должен сделать свой вклад в результат совещания.
10Не позволяйте никому доминировать во время совещания и произносить долгие или не имеющие отношения к делу речи. Пресекайте, если кто-то пытается отклониться от темы или действовать согласно собственной повестке дня. Тактично верните дискуссию в нужное русло, если необходимо, сделайте это жестко. Остальные участники будут вам благодарны.
11Будьте готовы учиться. Как бы тщательно вы не готовились к совещанию, новая информация может изменить ваши планы. Вы заслужите уважение коллектива, если докажите, что можете гибко работать.
12Принимайте решение по каждому пункту, как только вы чувствуете приближающийся консенсус. Никто не хочет тратить лишнее время на решение какого-то вопроса, и большинство участников будут благодарны лидеру, который примет решение и перейдет к другим вопросам.
13Заканчивая совещание, кратко изложите, какие цели были достигнуты группой. Это будет выглядеть примерно так: «Мы решили вопросы А, В и С, но нам нужно подумать над X,Y,Z.» Таким образом, участники почувствуют, что работали не напрасно и будут знать чего от них ждут. Вы также сможете составить эффективную повестку дня для следующего совещания. Лучше заканчивать совещание до, а не после намеченного срока. Максимально продуктивная работа продолжается на протяжении двух часов.
ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ
14Быстро подведите итоги. Это напомнит участникам о том, какие решения были приняты.
15Организуйте встречу с участниками, мнение которых не было учтено. Такая встреча не только обеспечит вам обратную связь, но и предотвратит конфликты с людьми, которые могут оказать вам поддержку.
16Рассылка итогового уведомления посвященного дальнейшим действиям. Это будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем.
17Обеспечьте обещанные ресурсы. Участники совещания будут разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые они получили на совещании. Если в данный момент вы не можете предоставить эти средства, объясните почему.
18Решение принятые во время совещания должны быть выполнены как можно быстрее. Это будет доказательством эффективности проведенного совещания. В конце концов, о людях судят не по словам, а по делам.

Вы можете воспользоваться для проведения совещания этими формами, выбрав предпочтительную для каждого этапа.

КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ
 Вы?ДаНетПримечания
1Определили причину совещания?   
2Определили цели совещания?   
3Выбрали участников и распределили роли?   
4Определили процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?   
5Решили когда и где проводить совещание и убедились в доступности помещения?   
6Убедились в доступности оборудования?   
7Известили участников, где и когда будет проводиться совещание?   
8Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?   
9Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?   
10Раздали окончательный вариант повестки дня участникам?   
11Уведомили участников, какие вопросы требуют подготовки?   
12Убедились, что все приглашенные смогут присутствовать?   
13Подготовились (раздаточный материал, доска.)?   

ПОВЕСТКА ДНЯ
Тема совещания: 
Дата и время: 
Место: 
Участники: 
Причина: 
Цели: 
ПунктКтоВремя, отведенное на обсуждение
   
   
   
   
   
   
   
   

ПЛАН ОБСУЖДЕНИЯ
Тема:
Дата:Время:Место проведения:
Документы для обсуждения:
 
 
Участники:
 
Пункты повестки дняРешения, результаты, мероприятияОтметка о выполнении
   
   
   
   
   
   
Немедленно поручить:
 

Начните заполнять следующую форму на совещании, чтобы фиксировать последовательность обсуждения и принятые решения. После совещания аккуратно оформите ее и распространите среди участников совещания и других заинтересованных лиц.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ И ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
Тема совещания: 
Участники: 
Причина: 
Цели: 
Повестка дня. Пункт #1: 
Альтернативы/Предложения: 
Решения или рекомендации: 
Повестка дня. Пункт #2: 
Альтернативы/Предложения: 
Решения или рекомендации: 
Повестка дня. Пункт #3: 
Альтернативы/Предложения: 
Решения или рекомендации: 
Действия
ЗаданиеОтветственный за исполнениеДата
   
   
   

ИТОГОВЫЙ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Подразделение, отделДата
Тема:Место проведения:
Дата:
Продолжительность (от - до):
Ведущий обсуждения:Ведущий протокол (с указанием номера телефона):Приглашение / повестка дня от:
   
Участники совещания:Привлеченные участники:
  
Результат: *Указание / поручение (срок исполнения):Контроль
   
   
   
   
* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницахСтраница:

<<..НазадОбсудить на форуме..>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация