О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


17-18 сентября 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2020 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



3. «Сад»: управление творчеством

3.1. Творческая картотека и управление мыслями

Основной продукт деятельности автора как консультанта – мысли, идеи, методы. Естественно, инструментарий управления мыслями в личной работе занимает достаточно почетное место. Среди всех мыслей можно выделить три основных области, в совокупности и составляющих «творческую картотеку».

1. Картотека в Outlook. Для ведения картотеки используется раздел «Заметки». Сюда вписываются мысли, возникающие во время работы за компьютером. Поскольку автор достаточно хорошо владеет десятипальцевой печатью, мысли удается фиксировать в режиме «потока сознания», когда «мысленная речь» фиксируется в тексте с той же скоростью, с какой произносится. Новые мысли складываются в раздел «Заметки»; по мере «созревания» ясно выделяемых направлений, они удостоиваются отдельных папок в этом разделе. «Отработанные» мысли-заметки отправляются в архивную папку. При поиске мыслей для перечитывания (что случается крайне редко) может использоваться функция поиска по тексту заметок. Механизм категорий для управления заметками не используется, поскольку если одна мысль относится к нескольким направлениям, она просто дублируется в несколько папок, причем каждый из «клонов» начинает жить своей собственной жизнью (поскольку в каждую заметку мыслей могут добавляться новые соображения, если они вписываются в ее тематику).

2. Файлы мыслей. Как только в картотеке или в органайзере вырисовываются ясные контуры какого-либо интеллектуального продукта (например, статьи, методики), под него заводится файл Word в специальной папке. На этот файл дается гиперссылка из подходящего раздела органайзера; в него переносятся мысли из соответствующих заметок в Outlook. С этого момента все мысли по соответствующему продукту записываются в этот файл, который легко открыть, кликнув ссылку из органайзера. Если мысль может быть интересной в более широком контексте, не только для этого продукта, она дублируется в основную картотеку. Файл мыслей перечитывается при непосредственной работе над продуктом, к которому он относится, и после завершения продукта отправляется в архив. Стоит заметить, что до начала использования Outlook такого рода файлы были основным способом хранения мыслей. После осознания преимуществ картотечности («одна мысль – один носитель») и перехода на «Заметки» в Outlook, такого рода Word-файлов стало меньше, и заводятся они гораздо ближе к этапу создания продукта, являясь уже не столько хранилищами мыслей, сколько рабочими черновиками.

3. Бумажные карточки с мыслями. В ряде ситуаций большой компьютер как инструмент фиксации мыслей неудобен. Карманный компьютер не позволяет успевать фиксировать «поток сознания»; диктофон автором также не применяется по ряду объективных и субъективных причин. Остается бумага, по-прежнему являющаяся прекрасным способом быстрой и утонченной (с рисунками, разными цветами, эмоциональной «начинкой») фиксации мыслей при высокой интенсивности их потока. Автором для этих целей применяются листки формата А6, причем картотечное правило «одна карточка – одна мысль» не соблюдается, поскольку идеи чаще приходят в форме «потока сознания», чем «штучно». На всех карточках ставится дата и время создания, если логически завершенный поток сознания занял несколько карточек, они скрепляются канцелярской скрепкой. Все карточки подписываются красной ручкой и складируются в «месте хаоса» (рабочей папке формата А5), которая время от времени разгребается. По мере накопления мыслей, относящихся к определенному продукту, они выносятся в отдельную единицу хранения (стопку карточек в плотной обложке), которая просматривается перед созданием продукта, и затем отправляется в архив. При этом карточки, представляющие интерес не только в рамках созданного продукта, отправляются назад в «место хаоса».

Стоит также отметить несколько «удаленных филиалов» картотеки мыслей – например, «выносная» часть картотеки в карманном компьютере, листы А4 с записями, которые делаются во время деловых встреч, и т.п. Система управления такими мыслями не является сколько-нибудь устоявшейся, поэтому описывать ее здесь подробно мы не будем.

3.2. Управление информацией

Тема управления информацией в личной работе, равно как и темы управления деньгами и энергией, выходят за рамки данной статьи. Но в контексте управления мыслями стоит обозначить несколько информационных потоков, напрямую связанных с созданием интеллектуального продукта.

  1. Информация «для поддержания тонуса». Для автора роль таковой выполняют деловые интернет-сайты, например газета Ведомости, проект E-xecutive, и т.п. Серьезную методическую информацию здесь найти затруднительно. Достоинство такого рода источников информации в другом: они создают некое информационное поле, пребывание в котором и мотивирует, и помогает «быть в курсе».
  2. Основная рабочая информация. Это книги и серьезные статьи, которые требуют вдумчивого чтения, не могут быть легко «проглатываемы», как информация из предыдущей категории. Для этих источников информации у автора есть одно важное правило: их должно быть не менее чем впятеро больше чисто физической возможности по их прочтению. Специально следить за соблюдением этого правила не приходится: любой поход в обычный или интернет-магазин, либо попадание на сайт с большим количеством электронных книг, приводят к лавинообразному пополнению библиотеки. Об управлении этими источниками информации, их соотнесением с решаемыми задачами, сказано выше, в разделе «Тактическое планирование». В контексте работы с мыслями стоит отметить, что понравившиеся мысли из книг выписываются, либо просто делается соответствующая пометка на закладке, с указанием номера страницы. Эти закладки хранятся отдельно от картотеки мыслей, и используются при необходимости найти точную цитату из какой-либо книги.
  3. Интерактивная информация. Специфическим источником информации являются интернет-форумы, конференции FidoNet, рассылки, и т.п. Помимо возможности решать обычные задачи, связанные с получением информации, эти источники обладают полезным свойством управляемости, т.е. возможности привлекать интеллектуальные ресурсы других людей для решения собственных задач. Естественно, это требует определенной «оплаты» – исходный посыл должен быть либо слегка провокационным, либо хорошо встраиваться в уже идущую дискуссию, и т.п. Казалось бы, очевидные вещи. Но на бизнес-форумах настолько часто можно наблюдать непродуктивную чисто потребительскую позицию («Предлагаю обсудить тему факторинга! «Люди добри, сами мы не местные, подскажите как внедрить систему бюджетирования...»), что этот аспект эффективной работы с информацией заслуживает отдельного упоминания.

В заключение стоит заметить, что в хранении всей этой информации в личной работе автора постепенно проводится принцип отделения хранения от поиска. Иначе говоря, если раньше файлы раскладывались по достаточно сложной тематической структуре каталогов (поиск нужного файла в которой был крайне мучительным занятием), то сейчас хранение организовано как правило значительно проще, а доступ к файлам осуществляется с помощью гиперссылок из органайзера, позволяющих ссылаться на один и тот же файл из разных «мест». При этом все активно используемые файлы находятся в «месте хаоса», в качестве которого выступают папки «Рабочий стол» (для «близких», часто используемых файлов) и «Мои документы» (для более «далеких»). Отработавшие файлы сбрасываются в папку «В архив» на рабочем столе, которая разбирается примерно раз в квартал, отдавая свое содержимое большому тематическому архиву.

3.3. Проектирование творческого продукта

В заключение раздела об управлении мыслями автор хотел бы поделиться своей технологией «скользящего проектирования», которая применяется на самом сложном и трудоемком этапе создания творческого продукта – переходе от набора мыслей к собственно продукту, т.е. чему-то завершенному, структурированному, и самое главное, «отчуждаемому» – пригодному к распространению, публикации, отсылке заказчику, и т.п.

Этот этап начинается в тот момент, когда рождается устойчивое ощущение: «продукт созрел». Важно отметить: это не означает, что готовы все его элементы, и остается лишь расставить их по своим местам и структурировать. Начинать работу над конечным продуктом можно при готовности в виде отдельных мыслей примерно 2/3 содержания. Остальное может быть пока покрыто туманом. Ничего страшного. Процесс создания первых частей продукта сам «подскажет» вам недостающее.

Итак, мы имеем большой файл с мыслями – фактически черновик продукта. Первым делом необходимо просмотреть этот файл и набросать грубый план структуры продукта. В создании структур автор придерживается принципов, известных из теории структурной гармонии систем.003 А именно: в живой природе практически все построено на золотых сечениях (0.618:0.382) и числах Фибоначчи (1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, и т.д. – каждое последующее является суммой двух предыдущих; отношение предыдущего к следующему приближается к золотому сечению, т.е. 2/3, 3/5, 5/8... стремится к 0,618). Поэтому в структурировании любых текстов автор предпочитает «армейский» порядок – «три отделения во взводе, три взвода в роте», и т.д. Если же число подразделов в разделе превышает 3, но «не дотягивает» до 9 (т.е. не объединяется в три группы по три), применяется 5 либо 8 подразделов. Такое структурирование хорошо сочетается со знаменитым психологическим числом «7+-2».

После того, как намечена структура продукта, из файла мыслей выбираются отдельно все мысли, касающиеся первой части. После их внимательного просмотра, группировки, попутного порождения новых мыслей, существенно уточняется структура первой части продукта. После этого можно начинать писать первый раздел первой части. По мере его написания происходят очень важные вещи: рождаются новые мысли по содержанию других разделов, а также уточняется их структура.

Таким образом, в отличие от классического прожективного подхода, когда мы сначала целиком «запроектировали» продукт, а затем в соответствии с этим проектом его создали, здесь процесс проектирования «размазан», распределен по процессу деятельности. Процесс проектирования и деятельности итеративен: шаг проектирования, шаг деятельности, еще один шаг проектирования (возврат к уточнению проекта), и т.д. Благодаря этому деятельность «подсказывает» нам уточнения, которые необходимо внести в проект, а проект «подсказывает» недостающие элементы в деятельности. Например, в приложении к созданию интеллектуального продукта: структура проекта сама «подсказывает», каких мыслей еще не хватает «для полноты картины», и помогает их «породить».

Этот подход автор назвал «скользящим проектированием» по аналогии со «скользящим планированием». Можно предположить, что именно такой подход наиболее адекватен при проектировании в проблемных ситуациях (в отличие от задачных), т.е. в ситуациях отсутствия полной ясности относительно того, какой именно продукт необходим.



003 См. напр. Шевелев И.Ш. Логика архитектурной гармонии. М.:Стройиздат,1972. Шевелев И.Ш. Формообразование: число, форма, искусство, жизнь. Кострома: ДиАр, 1995. Шевелев И.Ш. Метаязык живой природы. М.: Воскресение, 2000.


<<...НазадДальше...>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация