О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 марта 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в феврале 2020 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



2. «Дом»: управление опытом

2.1. Дневник как инструмент самоуправления

Почитаемый в тайм-менеджерском сообществе хронометраж является инструментом анализа, который чрезвычайно полезен при принятии решений (в том числе целеполагании и планировании). Но это анализ «тактический», «локальный». Более глобальный, стратегический анализ собственной деятельности удобно организуется с помощью ведения дневника. Дневник выполняет в личной работе несколько достаточно значимых функций.

1. Управление личным опытом и адекватностью его восприятия. Удивительно, насколько гибко наша память приспосабливается к новым обстоятельствам и «изменяет» историю в желаемую сторону. Дневник, фиксирующий события и ваши мысли по поводу этих событий, позволяет точно воспроизводить как факты, так и ваши ожидания и предположения о будущем, на которых вы основывали свои решения. Таким образом дневник работает как система персонального «knowledge management», управления знаниями и опытом вашего «персонального ЗАО».

Кроме того, эта фиксация событий полезна при взаимодействии с людьми, в котором как правило имеется большее или меньшее содержание управленческой борьбы. В спорных и конфликтных ситуациях дневник помогает освежить в памяти «историю взаимоотношений», причем, что очень важно, с точными цитатами (например, из e-mail переписки), позволяющими уточнить имевшие место договоренности, по отношению к которым память человека бывает особенно гибка и избирательна.

Естественно, применение дневника в такого рода целях требует определенной честности по отношению к самому себе, и готовность помнить и анализировать свои ошибки. Польза дневника и состоит в том, что благодаря чисто механической фиксации и перечитыванию он заставляет вас вспомнить некоторые события и мысли. Это такой же «взгляд в зеркало», как и при хронометраже, но осуществляемый на более далекие временные горизонты.

2. Обучение умению видеть «зародыши событий». Говоря о непрожективном подходе, мы отмечали важность умения усматривать «зародыши событий», те трещины, которые впоследствии превратятся в овраги, и ручьи, которые превратятся в реки. Перечитывая дневник, вы вспоминаете незначительные события в прошлом, которые тогда никак не выделялись из общего ряда, а сейчас про них ясно, что именно они послужили причиной значительных событий в будущем. Это помогает по-другому смотреть на настоящее, легче выделять в нем незначительные детали и происшествия, оценивать их влияние на будущее.

3. Укрепление в личной истории. Трудно формализуемая функция, сходная с той, которую выполняет знакомство с историей своей Родины. Эффективность невозможна без соответствия деятельности человека его личным ценностям, личной стратегии. Вряд ли можно адекватно представлять себе собственные ценности, не осознавая своих корней, исторического контекста, в котором развивались личность, а также род и нация, частью которых личность является. Точно так же освежение в памяти личной истории, истории поступков, в которых мы реализовали свои ценности, истории событий, в которых мы развивались и расширяли свои представления о себе и о мире – помогает осознавать себя как личность, понимать свои личные ценности и органичные именно для нас формы их реализации.

2.2. Функционирование дневника

10:00 10:30 0:30 П разн еда П разн. На cfin дискуссия о закате сквозь яблони. Ведомости.
Кн вычит. Часть 2.
     
10:30 11:15 0:45 Ф пеш        
11:15 12:15 1:00 Кн вычит [1]   1:00  
           
[1] Вагнер, Зигфрид, 1,2.         4:30

На начальном этапе своего знакомства с организацией времени автор в течение около года достаточно подробно анализировал результаты хронометража, используя различные диаграммы, изобретая новые формы оценки личной эффективности, и т.п. На момент написания этого материала анализ производится только по отдельным выборочным параметрам. Но фиксация времени продолжает оставаться сплошной – не столько для целей анализа, сколько «для истории», для точного отображения «портрета» каждого дня.

Фиксация производится непосредственно в Excel, с точностью до 15 минут; если день был с «выездными» встречами и консультациями, то по памяти, либо с кратких записей на бумаге. Фиксируется время завершения задачи; время начала и длительность получаются автоматически; одновременно формируются аналитические показатели в правых колонках, о которых будет сказано в следующем разделе.

Характер деятельности отмечается краткими обозначениями, состоящими из двух частей. Первая часть краткой записи состоит из одной буквы для «функциональных» типов деятельности (напр. «П» – почта, мелкая e-mail переписка, не привязанная к конкретному проекту; «Ф» – физкультура, прогулки, и т.п.) и из двух букв для проектов (напр. «Кн» – книга, «Уч» – учебный органайзер). Вторая часть записи уточняет ее содержание. Например, почта может быть «разная», «деловая»; физическая нагрузка – «пешая ходьба», «упражнения», и т.п.; в проекте «Книга» встречаются компоненты «основ» (основная работа, т.е. собственно написание текстов), «вычит» (вычитка, правки), и т.д. Все эти указатели жестко не классифицированы, принципы их формирования не формализованы. Сделаны лишь первые шаги к упорядочению классификаторов – заведен особый «рефлексивный» лист в органайзере, в который выписываются новые обозначения и мысли по структурированию старых. Таким образом, как и на всех остальных «участках» системы, порядок не изобретается из головы, но «выращивается» постепенно, по ходу деятельности.

Рядом с указателями могут добавляться уточняющие записи, обозначающие либо состояния (типа «еда», «пешая ходьба»), либо музыкальный фон, который является важным элементом управления эффективностью личного творческого труда, а также помогает создать более достоверный и легко восстанавливаемый в памяти «портрет» дня.

Содержание большинства указателей (кроме наиболее тривиальных) расшифровывается в отдельном большом поле, которое является важнейшей частью дневника. В нем делаются записи о содержании работ, а также замечания рефлексивного характера. Фиксируется также краткое содержание необычных или важных мыслей, родившихся в течение дня. Более подробные документы о событиях (как правило, большие выдержки из e-mail-переписки) копируются в специальный текстовый файл, который распечатывается отдельно и подшивается к бумажной версии дневника.

На одном листе Excel располагаются друг под другом семь дней недели, что позволяет вести понедельную аналитику. В конце недели записи бегло просматриваются, и основные итоги недели по ключевым направлениям и проектам выписываются в особый раздел листа. Иногда по трудно формализуемым причинам делать это каждую неделю становится лень; тогда такое подведение итогов производится сразу за несколько недель. Эти подведения итогов создают второй по степени детальности «слой» дневника. Третий «слой» составляют выписки в формате «дата – ключевое событие» (таких событий бывает не больше 2-3 в месяц), которые делаются несколько раз в год в ходе стратегического планирования, и помогают окинуть прошедшее «с высоты птичьего полета», что дает много полезных выводов для планирования будущего.

Таким образом в технологию ведения дневника заложена фильтрация информации, создание ее «многослойности». Это позволяет получать информацию требуемой степени конкретности – от общей картины развития за несколько лет до весьма детального портрета одного дня, ход которого вспомнить почему-либо оказалось важным.

Нетрудно заметить, что изложенная технология далеко не полностью реализует специфические возможности компьютерных носителей информации, недостижимые на бумаге. В планах развития системы – ее перевод на Outlook. По всей видимости, каждая запись выполненного дела будет оформляться в виде отдельной задачи, причем «время начала» и «время окончания» будут означать уже не «план», а «факт». За счет пользовательских полей, в частности задания в них не только затрат времени на задачу, но и количественных параметров ее результативности, и создания выборок по различным параметрам, необходимо будет существенно расширить возможности автоматизированной аналитики, а также использования этих данных при бюджетировании времени. Кроме того, предполагается с помощью программы Punto Switcher, позволяющей фиксировать все, набираемое с клавиатуры, создавать полный «словесный портрет» дня – для использования при необходимости уточнить содержание какого-то события, либо, возможно, для применения автоматизированных технологий контент-анализа к исследованию собственной эффективности, закономерностей развития в личной работе различных идей и направлений, и т.п.

2.3. Хронометраж и самоуправление

Одновременно с ведением дневника осуществляется анализ расходов времени по отдельным показателям. Например, если поставлена задача управления расходами на сон, его длительность автоматически отслеживается в специальной колонке справа от основных записей, каждый день вычисляется показатель «средняя длительность сна за прошедшие дни» (одно время применялся «суммарные расходы времени на сон», оказавшийся менее информативным и наглядным), и т.п.

Одним из основных направлений применения такого рода показателей является отслеживание расходов времени на работы высокой категории сложности, либо на приоритетные проекты. Возможности функций в Excel позволяют легко задать автоматическое суммирование расходов времени по какому-либо указателю. Например, в ячейку, с которой сравниваются все указатели, можно ввести буквы «Кн», и тогда в находящейся под ней колонкой будут автоматически суммироваться все расходы времени по этой категории, а под соответствующими днями подводиться итоги и нарастающие итоги по дням. Либо, например, можно ввести слово «псион» и получить суммы по всем указателям типа «Т псион» (т.е. «Техника; освоение карманного компьютера Psion»).

Иногда используется «прицельный» хронометраж и анализ по какому-либо направлению деятельности, как правило в отдельных файлах, со своими таблицами и диаграммами. Например, в студенческие годы автор много времени уделял анализу расходов времени на дорогу, поскольку до пяти часов чистого времени в день тратилось только на перемещения между университетом и многочисленными курсами. С тех пор такого рода анализ никогда не проводился, но привычка к мысленным вычислениям оптимального расположения «выездных» событий с точки зрения расходов на дорогу – осталась. Причем этот «персональный отдел логистики» работает совершенно автоматически.

Другой пример – хронометраж, применявшийся при написании первых больших статей, которые составили основу ТМ-книги. На каждую статью заводилась «карточка проекта», в которой фиксировалась длительность и результативность (в тысячах знаков) каждого этапа работы (обычная длина этапа – от получаса до двух часов). Такой учет и анализ на материале нескольких статей позволил достаточно точно выяснить личную производительность труда в этой области, апробировать и сравнить в точных количественных показателях несколько различных приемов работы (например, было «в цифрах и фактах» установлено, что лучший способ раскачки – вычитка и правка предыдущих текстов), и т.д. После этого нужда в подробном количественном учете работ по написанию текстов отпала, а привычка и способность достаточно точно прогнозировать затраты времени и сроки – осталась.

Наконец, для самоуправления иногда применяются специальные показатели «дневного» масштаба, оцениваемые в динамике за неделю. Например, если выявлена закономерность «чем дальше сон от ужина, тем меньше времени нужно, чтобы выспаться», измеряется время от ужина до сна и каждый день записывается в специальную табличку из семи столбиков, по числу дней недели. Другой пример – принятое решение «Чаще делать упражнения для глаз в пятиминутных перерывах в ходе работы на компьютере» воплощается в жизнь с помощью той же таблички, в которой отмечается количество таких «пауз для отдыха глаз» в течение дня.

При этом рабочие области в Excel разделены так, чтобы при пролистывании дневных записей «табличка самоуправления» всегда оставалась видимой в верхней части листа. За счет этого простой учет помогает улучшить требуемый показатель, не совершая никаких специальных действий – просто за счет его фиксации.


<<...НазадДальше...>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация