О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


30-31 мая 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2019 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Наибольшую часть жизни мы тратим на ошибки и дурные поступки, немалую — на безделье, и почти всю жизнь — не на те дела, что нужно.

Луций Сенека

Управление временем: инструменты достижения конкурентного преимущества

Почему менеджеры не успевают и что с этим делать

Что нужно, чтобы достигнуть успеха в бизнесе? Само слово «успех» показывает — для этого нужно успевать. А делать это в XXI веке становится труднее и труднее.

Жизнь движется все быстрее, потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как вы успели их усвоить. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а то и неделями. Как говорила Королева в Зазеркалье, «Нужно очень быстро бежать только для того, чтобы оставаться на месте».

Самое страшное, что при этом менеджеру становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.

Дела и проблемы мелькают в глазах, толпятся вокруг как попрошайки на рынке, требуют свой кусочек времени и внимания. При этом высокоприоритетные, стратегически важные задачи скромны и стеснительны. Они не распихивают других локтями, они могут подождать, они вздыхают, но позволяют себя откладывать «на потом».

В результате пока вы тратили время на разгребание текучки и решение проблем, ваш конкурент вывел на рынок принципиально новый товар, который сделал ненужными все ваши усилия. Он успел — потому что имел время на то, чтобы думать, чтобы творить, чтобы искать красивые решения. Он сумел проявить безжалостность хирурга к заедающей текучке, сумел отсечь лишнее и заняться главным. Он осознал свою стратегию, расставил приоритеты, сформулировал свою волю — и сумел навязать ее обстоятельствам.

Вы скажете, что таких людей немного. Большинство барахтается в потоке дел и проблем, не умея взять его под полноценный контроль. Да, людей, умеющих тратить свое время на главное — немного. Но именно эти люди побеждают.

Стратегия, расстановка приоритетов и принятие решений не терпят слабонервных. Они требуют смелости и безжалостности, в первую очередь к себе. Но это окупается.

О вреде планирования для личной эффективности

Классическое планированиеЗа что в первую очередь хватается менеджер, желающий наконец-то навести порядок в делах и взять их под контроль? Правильно — за ежедневник, органайзер, Outlook, MS Project и прочие вариации на ту же тему. Иначе говоря, он пытается наладить планирование. К сожалению, в большинстве случаев это не работает.

Во-первых, планирование в общепринятом смысле слова очень часто оказывается неадекватным хаотично меняющейся и непредсказуемой обстановке. Жизнь ломает планы с изуверским наслаждением, и это факт, с которым приходится считаться. Во-вторых, многим людям планирование противопоказано по чисто психологическим соображениям — их психотип таков, что для эффективности им нужны хаос и спонтанность. И наконец, системы личного планирования зачастую оказываются настолько сложными в поддержании, что затраты времени на них просто не окупаются. Знакомясь с ними, восхищаешься мощи создавшего их административного гения — настолько они всеобъемлющи, детальны, многоуровневы. Величием своим они подобны египетским пирамидам — и столь же мало приспособлены для жизни.

Не намного лучше обстоит дело с расстановкой приоритетов и принятием решений. В книгах по тайм-менеджменту можно встретить достаточно много рекомендаций на эту тему, но мало технологий, позволяющих расставлять приоритеты и отсеивать лишнее не интуитивно, а системно. Конечно, вы можете воспользоваться достижениями научного менеджмента в области систем поддержки принятия решений, многокритериальной оценки, и т.д. Правда, для этого вам, скорее всего, придется обзавестись небольшим аналитическим отделом для работы с соответствующей изощренной математикой.

Альтернатива планированию, которую мы предлагаем — метод структурирования внимания. Главная его функция — создавать простой и компактный обзор дел, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод позволяет интегрировать значительное число классических инструментов расстановки приоритетов и планирования, сохраняя при этом высокую степень простоты использования. Высшей похвалой методу являются отзывы опытных руководителей в анкетах семинаров: «Интуитивно я это чувствовал, ваш метод помог четко разложить мои ощущения по полочкам. Удивительно, что мои практически находки, оказывается, имеют серьезное научное и системно-аналитическое обоснование. Теперь я могу более осознанно применять эти вещи сам и легко обучить этому подчиненных».

Главное достоинство метода по сравнению с традиционными системами планирования — он идеально «заточен» под поддержку принятия решений. Планирование — не самоцель, оно нужно ровно настолько, насколько помогает принимать решения. В разделе о рефлексивном контуре мы покажем центральное место принятия решений в управленческом процессе; сейчас достаточно отметить, что тема принятия решений будет для нас стержневой и на нее будут «нанизываться» все инструменты обзора, расстановки приоритетов и планирования.

В качестве дополнительной «интегрирующей идеи» мы используем аналогию управления личным временем и управления фирмой. Человека мы рассматриваем как некое ЗАО, имеющее свою бухгалтерию (управление личными финансами), маркетинг (ориентацию на рынке труда), и т.д. Такая аналогия позволит нам привлечь к задачам управления в личной работе много дополнительных методов из общего менеджмента, а вам — приложить к этим задачам собственные управленческие навыки, а также легко систематизировать предлагаемую нами информацию.

В теме принятия решений для нас будут особенно важны два аспекта этой аналогии. Первый — корпоративное управление, распределение власти в ЗАО «Иванов И.И.» Ваши приоритеты — это «распределение акций» между ключевыми для вас фигурами — вами, семьей, начальством, клиентами, и т.д. Второй важный аспект аналогии — стратегическое планирование, «маркетинг» и «позиционирование» вашего ЗАО. Особо отметим, что планирование мы здесь понимаем более широко, чем обычно, т.е. не как составление расписания действий, а как формирование своих представлений об окружающем мире, о своем месте в нем, и в частности о своих задачах и способах их привязки к времени.

Возможно, вы не придерживаетесь никакой системы при принятии решений. Это означает, что какой-то системы вы все равно придерживаетесь, только не осознаете этого. И еще: скорее всего, эта система давно устарела.

Картина мира менеджера: инструменты формализации

Схема рефлексииОпишем несколько понятий и инструментов, необходимых нам для рассмотрения главной темы статьи. Ключевое как для темы личного стратегического планирования, так и для темы личной эффективности вообще — понятие рефлексии. В буквальном переводе это означает «отражение». Для нас важно понимание рефлексии как отражение человеком самого себя и своих действий в своей «картине мира», на «экране сознания» (см. левую часть рисунка). На правом части рисунка дана более подробная схема рефлексии, взятая из «Основ методологии» О.С.Анисимова.[1] Из этой схемы хорошо видна роль рефлексии в повышении эффективности. Столкнувшись с препятствием в деятельности (таковым, в частности, может быть ее недостаточная эффективность), человек «выходит в рефлексию», как бы «смотрит на себя со стороны»; моделирует свою деятельность; проектирует варианты преодоления затруднения; принимает решения; возвращается в деятельность и осуществляет спроектированные действия.

Рефлексивный контурБолее просто рефлексию можно изобразить с помощью так называемого «рефлексивного контура», описывающего любые процессы управления. Как видим, момент принятия решения в них является центральным; к этому моменту сходятся все технологии анализа деятельности, вся поступающая информация, а также все планы и предположения о будущих действиях, для которых момент принятия решения является определяющим и наиболее важным.

Как мы говорили выше, под «стратегическим планированием» мы понимаем вообще моделирование окружающего мира, себя в нем, своих целей и задач, их привязки к времени. Таким образом, наша статья посвящена в основном второй части контура, моделированию и принятию решений. Анализу управлемой деятельности посвящена наша предыдущая статья, «Хронометраж: система персонального управленческого учета»;[2] регулированию деятельности, самомотивации, технологиям достижения результатов будет посвящена следующая статья этого цикла.

Следующее важное для темы статьи понятие — картина мира.[3] Так мы будем называть всю совокупность моделей, которыми оперирует человек при принятии решений. Одним из главных результатов работы с технологией персонального стратегического планирования, предлагаемой в нашей статье, могут стать простые схемы, позволяющие читателю оформить важные для принятия решений элементы картины мира — ценности, направления стратегического развития, приоритеты. Существенное свойство картины мира — адекватность, соответствие реальности. Об этом мы будем говорить при рассмотрении темы приоритетов.

Наконец, отметим роль схем в повышении личной эффективности и персональном стратегическом планировании. Схемы наподобие тех, что мы применяем в этой статье, являются достаточно мощным инструментом рефлексии, позволяющим «запаковать» в небольшой объем знаков большое количество информации о проблеме. Для многих менеджеров этот инструмент не является привычным. Поэтому когда в практических блоках тайм-менеджерских семинаров речь заходит, например, о повышении эффективности совещаний, выступающий у доски участник начинает, как правило, выражать свои мысли написанием на доске слов и предложений. Переход к схемам (предложение нарисовать схему типичного совещания) позволяет резко повысить эффективность обсуждения, т.к. схемы существенно облегчают моделирование, а следовательно — проектирование новых, более рациональных способов действия.

Важный аспект работы со схемами состоит в том, что схема гораздо удобнее, чем набор слов, может быть предметом коллективного творчества, отображающим в себе мысли нескольких участников обсуждения. Например, на приведенной выше схеме рефлексии вы можете добавить ресурсы, помогающие вам преодолеть препятствие, или значимых для вас действующих лиц ситуации — и таким образом внесете в нее дополнительное содержание, обогащающее схему и повышающее ее практическую ценность. Совершенно аналогично плодом коллективного творчества может оказаться, например, схема продажи нового продукта (наличие красивых новых схем — неплохой способ отследить эффективность прошедшего совещания!) Стоит заметить, что некий менеджер высокого уровня, перешедший из IBM в другую компанию, больше всего удивлялся тому, «как вы можете работать без досок в кабинетах и коридорах?!» Наличие таких досок на каждом шагу позволяло работникам IBM в любой момент обсудить и схематизировать интересующий их вопрос. Учитывая успехи фирмы IBM, можно предположить, что доска и цветные фломастеры являются одним из самых дешевых способов стимулирования инноваций и повышения управленческой культуры.

Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь. Рефлексия и схемы позволяют менеджеру легко структурировать свою картину мира и поддерживать ее адекватность.


[1] За более подробной информацией о технике управленческой рефлексии, роли в ней языка схемных изображений, и т.д., отсылаем читателя к книге: Анисимов О.С. Основы методологии: Учебное пособие. М.: Российская академия менеджмента и агробизнеса, 1994, а также к другим источникам по СМДМ (системомыследеятельной методологии), напр. к сайту www.circle.ru . Следует заранее предупредить практически ориентированного читателя, что большинство источников такого рода требуют 1. достаточно хорошо развитого абстрактного мышления (что впрочем, учитывая преобладание в российском бизнесе "технарей", не главная проблема); 2. умения вытаскивать из отвлеченных абстрактных конструкций полезные для себя практические выводы и методы; 3. прочной убежденности в том, что "нет ничего более практичного, чем хорошая теория".
[2] Архангельский Г.А. "Хронометраж: система персонального управленческого учета". Журнал "Менеджмент сегодня", No 2'2002. http://www.improvement.ru/bibliot/chrono/
[3] "Картина мира", "карта мира" и другие подобные понятия встречаются в различных технологиях, в частности в НЛП. Наиболее подходящие для менеджера технологии работы с картиной мира, на наш взгляд, читатель может найти в книге: Тарасов В.К. Искусство управленческой борьбы. СПб.: Политехника, 1998. www.tarassov.ru . Наши технологии во многом перекликаются с теми, что предлагает Владимир Константинович, но ни в коем случае не заменят отдельного знакомства с ними.


<<...НазадДальше...>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация